Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация документооборота по учету банковских операций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ижевская компания DIRECTUM, созданная на базе ряда подразделений НПО «Компьютер» в 2003 г., быстро стала заметным игроком на рынке промышленных систем управления документооборотом. Залогом успеха стали исключительная гибкость и многосторонность ее решения – DIRECTUM. В последней, четвертой версии DIRECTUM, были значительно усовершенствованы модули управления деловыми процессами и управления электронными документами, а также появились новые модули – автоматизации взаимодействия с клиентами и управления совещаниями.
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
- Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
- Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
- Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
- Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
- Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.
Как банки могут использовать ЭДО
В банковской сфере активно применяется юридически значимый электронный документооборот — обмен документами, имеющими полную юридическую силу. Юридически значимый ЭДО используется банками в следующих направлениях:
- между банком и его клиентами — для быстрого взаимодействия и решения клиентских вопросов;
- между клиентами банка и его контрагентами — взаимодействие происходит в рамках дополнительных услуг;
- между банком и поставщиками — применяется в целях организации снабжения, проведения закупок, работы с курьерской службой и тому подобного;
- между банком и его филиалами — обеспечивает быстрый внутренний документооборот.
Как оценить состояние документооборота в вашей компании
Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.
Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.
Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Оформление банковских операций: как организовать документооборот
Поскольку все факты хозяйственной жизни организации оформляются соответствующими первичными документами, то это правило касается и проведения расчетов через банк. Движение первичных документов в компании традиционно именуют документооборотом, в котором отдельно выделяется блок документов, относящийся к банковским операциям.
О том, как организуется движение банковских документов в организации, расскажем в настоящей статье.
В пункте 73 ГОСТ Р 7.0.8–2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, под документооборотом понимается движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета (далее – ФСБУ), устанавливающего требования к документообороту, при организации системы документооборота коммерческие компании могут использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105).
Подтверждает это и Минфин России в Информации № ПЗ‑13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков», а также в Письме от 22.01.2016 № 07–04–09/2355, содержащем рекомендации аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2015 год».
Движение первичных документов в бухучете
В соответствии с Положением № 105 движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется специальным графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер организации, а руководитель его утверждает. При этом график документооборота должен предусматривать несколько этапов движения документа внутри организации: создание, проверку, обработку документа и передачу его в архив. На каждом этапе движения документа указывается количество экземпляров, в которых должен составляться документ, а также лицо, ответственное за его составление, обработку, проверку.
Задачи усовершенствования документации
В числе главных целей, направленных на усовершенствование документации, подчеркивают: выбор реквизитов для процедуры унификации и постановку всеобщих условий к реквизитам, включённых в разную документацию. Во время унификации реквизиты обязаны в полном объёме отвечать предназначению документации, где данная документация применяется, и методикам обработки. Одни из главных целей усовершенствования форматов документации:
- Приемлемое сокращение в многообразии перечня документации по формату и требованиям к оформлению;
- Образование, а также продвижение, как необходимый норматив конкретного лимита, позволяющего применять особо продуктивные требования и форматы оформления документации.
Не нашли что искали?
Как составить график документооборота в бухгалтерии?
Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.
В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.
Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.
Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.
Важно!
Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.
В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов.
Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.
Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.
Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.
1.1 Отдел кредитования физических лиц (далее именуемый ОКФЛ) является структурным подразделением КБ «Банк» (ООО), (далее именуется Банк). Отдел входит в структуру Управления кредитования клиентов (далее именуемого УКК) Департамента кредитных операций (далее именуемого ДКО) и подчиняется начальнику УКК, согласно утвержденной структуре Банка.
1.2 ОКФЛ в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами органов государственной власти и управления, нормативными актами Центрального Банка РФ, Уставом Банка, другими локальными нормативными документами Банка и настоящим Положением.
1.3 ОКФЛ УКК координирует свою работу со структурными подразделениями Банка в рамках своих полномочий с целью выполнения поставленных перед отделом задач и реализации функций Управления кредитования клиентов.
1.4 Все сотрудники ОКФЛ назначаются на должность и освобождаются от должности приказами Председателя Правления Банка по представлению начальника ОКФЛ и согласования с начальником Управления кредитования клиентов и начальником Департамента кредитных операций (именуемый далее ДКО). Сотрудники отдела осуществляют свои функции на основании утвержденных должностных инструкций, приказов и распоряжений Руководства Банка, настоящего Положения и распоряжений начальника ОКФЛ, начальника УКК и начальника ДКО.
1.5 Сотрудники отдела подчиняются непосредственно начальнику ОКФЛ.
1.6 Банк создает необходимые условия работы для выполнения каждым сотрудником Отдела своих обязанностей, в том числе предоставляет оргтехнику, коммуникационное, программное и канцелярское оснащение, обеспечивает специальной литературой и справочными материалами, способствует повышению квалификации персонала отдела. Для обеспечения оперативности проведения операций и сделок (приема и передачи необходимых документов, выезд к заемщику) Банк предоставляет сотрудникам ОКФЛ автотранспорт по мере необходимости.
1.7 Начальник отдела должен организовать работу таким образом, чтобы наиболее эффективно выполнять поставленные перед ОКФЛ задачи.
Основной целью деятельности ОКФЛ является:
2.1 Осуществление эффективной работы Управления кредитования клиентов по предоставлению кредитов физическим лицам и получения стабильного дохода от проведения кредитных операций Банка.
Основными задачами ОКФЛ являются:
2.2 Формирования качественного кредитного портфеля Банка на основании утвержденной кредитной политики.
2.3 Формирование кредитного досье заемщика, анализ полноты и качества предоставляемых документов.
2.4 Проверка качества и ликвидности обеспечения, предоставляемого заемщиками в Банк в качестве залога возврата кредитных средств.
2.5 Сопровождение кредитных договоров до полного выполнения заемщиком своих обязательств. Контроль за соблюдением заемщиками условий кредитных договоров. Осуществление текущего контроля за банковской ликвидностью на принципах платности, возвратности, надежности, целевого использования и срочности.
2.6 Своевременное предоставление Руководству Банка аналитической, статистической и другой отчетной информации (в виде отчетов, аналитических резюме, расчетов, таблиц, форм, графиков и т.д.) для анализа конъюнктуры кредитно-финансового и денежного рынков, а также анализа экономической эффективности работы ОКФЛ.
2.7 Приобретение и поддержание имиджа устойчивого Банка с положительной репутацией.
Основные этапы документооборота денежно-расчетных операций
Срок хранения документации зафиксирован в законе 402-ФЗ и составляет 5 лет. После использования бланка для составления отчетности его следует подшить в хронологическом порядке и хранить в организации, пока есть необходимость в быстром доступе к нему. По истечении этого времени документацию допустимо отправить на хранение в архив.
Нередко возникает необходимость внести изменения в документацию и документооборот в бухгалтерском учете предприятия. Этот процесс регламентируется в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. Исправления в обязательном порядке датируются и заверяются подписями ответственных лиц организации. Некорректные данные зачеркиваются таким образом, чтобы информация не читалась, а сверху пишутся новые.
Чаще требующий исправления бланк заменяется новым. Есть бланки, которые не исправляются, а только подлежат замене. К ним относятся счета-фактуры, формы кассовой дисциплины, и банковские.
Порядок ведения операций по расчетному счету: нормативные документы и учет
Если вы планируете сотрудничать с профильным, крупным, опытным аутсорсером, скорее всего, регламентация документооборота будет предложена исполнителем. И новой компании имеет смысл ее принять, поскольку это существенно сэкономит время и ресурсы на разработку собственного регламента. Если вы передаете на аутсорсинг бухгалтерию функционирующей бизнес-структуры со своим регламентированным документооборотом, придется адаптировать регламент. Это рационально и не так сложно, как может показаться.
Итак, с чего же начинается регламент? Правильно, с разработки форм первичной документации. Если у вас новая компания, создание таких форм очень актуально. Кстати, эту функцию вы можете передать на аутсорсинг. Если первичка давно сформирована, закажите экспертизу документов аутсорсеру. Специалисты проверят формы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства.
Второй важный этап регламентации – построение системы согласования, утверждения документов. Следует отметить, что при работе с аутсорсером рационально стремиться к минимизации этапов согласования. Это существенно упростит сотрудничество, оптимизирует процесс передачи и получения документов.
Третий аспект регламентации, требующий особого внимания, – сроки. Они должны быть определены четко, однозначно. Фиксируются сроки передачи документов в договоре или дополнительном соглашении. Причем обратите внимание на то, что устанавливать нужно не только сроки передачи документов аутсорсеру, но и сроки возврата таковых.
Когда документооборот из бумажной регламентной плоскости переходит непосредственно в практическую, возникает логичный вопрос: как организовать обмен документами, чтобы он был максимально удобным для обеих сторон, безопасным? Здесь возможно несколько вариантов:
-
заказчик самостоятельно передает аутсорсеру документы на бумажных носителях;
-
представитель аутсорсера в определенные сроки забирает из офиса заказчика первичную документацию, необходимую для ведения учета, составления отчетности;
-
документооборот автоматизируется, переводится в электронный формат.
Последний способ становится все более популярным. Он позволяет оптимизировать процесс формирования, регистрации, передачи, получения документов. Также ЭДО минимизирует риск потери документов, как это часто бывает с бумажными образцами.
Независимо от того, каким способом передаются документы заказчиком аутсорсеру и обратно, рекомендуется использовать дополнительные бланки – реестры. Фактически они представляют собой описи передаваемых документов. Наличие реестра оптимизирует процесс проверки, регистрации переданных, полученных образцов. Если вы передаете бумажную первичку, оформляйте акт приема-передачи.
Что касается выбора формата организации документооборота, это вопрос индивидуальный. Он обсуждается при заключении договора на бухгалтерское сопровождение.
Документооборот между компанией-заказчиком и аутсорсером предусматривает не только обработку данных, создание документов, но и их хранение. Причем оно должно быть максимально безопасным. Если речь идет об электронных документах, хранение может быть организовано:
-
заказчиком;
-
исполнителем;
-
с использованием облачного сервиса и предоставлением доступа к нему определенным лицам.
Электронные базы удобно передавать на хранение аутсорсеру. Но в целях безопасности лучше хранить у себя архивы. Обновлять базы рационально раз в месяц.
Что касается бумажной документации, ее хранение – тоже вопрос обсуждаемый. Практика показывает, что многие заказчики опасаются передавать певичку на хранение аутсорсеру, поскольку расценивают это как потерю контроля над документооборотом. Такая ситуация для вас актуальна? Договоритесь с исполнителем о возврате документов в определенные сроки.
Документооборот с исполнителем можно и нужно контролировать. Заказчик должен быть в курсе того, что происходит с его документами, данными, информацией, переданной аутсорсеру. Для этого существует специальная, проверенная практикой и временем схема. Она предусматривает предоставление исполнителем заказчику отчетов о проделанной работе. Сроки их отправки могут быть разными. Кто-то запрашивает отчеты ежемесячно, кто-то по факту выполненных работ, например, сдачи отчетности по итогам конкретного периода.
Следует отметить, что контроль документооборота нередко может спровоцировать излишнюю бюрократизацию. Этого при сотрудничестве с аутсорсером следует избегать.
Бюрократические проволочки не выгодны ни заказчику бухгалтерских услуг, ни исполнителю.
Как избежать излишней бюрократизации? Просто помните о том, что один сводный отчет всегда лучше и информативнее нескольких мелких. Что касается сроков предоставления отчетности, оговорите их с аутсорсером заранее.
Документооборот между профильной бухгалтерской компанией и заказчиком услуг должен быть регламентированным, рациональным, эффективным, удобным для обеих сторон. И его организация – задача обоюдная. Обсуждайте условия, выясняйте заранее потенциально спорные или непонятные моменты. Это позволит избежать недопонимания в процессе сотрудничества.
Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:
- Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
- Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
- Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
- Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.
Особенности документирования хозяйственных операций
Все сделки компании можно разделить на три этапа:
Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:
- Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
- Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
- товарной накладной;
- товарным чеком;
- актом выполненных работ или оказанных услуг.
Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:
- оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.
Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;
- сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».
Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.
Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:
- внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).
О чем нужно всегда помнить бухгалтеру
Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.
-
Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.
ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.
Деятельность коммерческих банков на современном этапе рыночной экономики имеет большое значение, так как взаимосвязаны со всеми секторами экономики. Одной из задач банков заключается в бесперебойном обеспечении денежного оборота и оборота капитала, в работе кредитных отделов, и создания условий для накоплений населения.
На данный момент кассовые операции являются приоритетным направлением работы банковских структур. Банк России уделяет большое внимание кассовым операциям коммерческого банка, а именно приему, выдаче, размену, обмену, обработке, включающей в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег. Он четко регламентировал организацию и проведение этих операций, опубликовав Положение № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации». Все это обуславливает актуальность и причину выбора данной темы.
Объектом данной курсовой работы является кассовая работа филиала банка ГПБ (АО) в г.Томске
Предметом данной курсовой работы служит банковское дело.
Целью данной курсовой работы является анализ организации кассовой работы на примере филиала банка ГПБ (АО) в г.Томске.
Для реализации данной цели были сформулированы следующие задачи:
- Ознакомиться с понятием, сущностью и принципами кассовых операций.
- Изучить нормативно-правовую базу регулирующую бухгалтерский учет кассовых операций
- Рассмотреть документальное оформление кассовых операций
- Дать краткую характеристику исследуемому банку.
- Изучить документооборот кассовых операций в исследуемом банке
- Рассмотреть бухгалтерский учет денежных документов и кассовых операций
- Изучить организацию по поступлению наличности
- Рассмотреть организацию по выбытию денежных средств
При написании данной курсовой работы были использованы следующие источники: нормативно-правовые и локальные акты, положения и инструкции, монографии и т.д. Так же для теоретической части нами были использованы труда таких авторов, как Л.П. Бабаш, Е.А. Баева, В.Р. Банк.
При написании данной курсовой работы были использованы следующие методы: анализ, синтез, обобщение и др.
Данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.
Организация документооборота на примере конкретного предприятия (стр
Характери стикой документооборота являе тся его объе м. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определе нного периода времени, как п равило года. Объем документооборота — важный показ атель, используемый в кач естве критерия при решении вопросов выбора организ ац ионной формы делопроизв одства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизв одства, ее штатного состава и д ру гих вопросов. П. М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.
В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т. е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг. , «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.