Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «смена директора какие документы нужны в налоговую в 2021». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.
При заполнении формы Р14001 обратите внимание на требование налоговых инспекций и нотариусов:
- заявление оформляется от руки и на компьютере;
- при заполнении от руки используйте только ручку с черной пастой, пишите заглавными печатными буквами;
- при заполнении на компьютере используйте заглавные буквы шрифта Courier New, размер 18;
- распечатывайте и заполняйте только нужные страницы. Для смены директора — это страница 001, два листа К и лист Р;
- используйте одностороннюю печать;
- в каждой клетке указывайте только один символ (букву, пробел, знак препинания);
- сокращения переписывайте из документов в точности;
- не допускайте ошибок, описок и исправлений;
- не оставляйте на заявлении надписей карандашом;
- в заявлении должна быть сквозная нумерация всех заполненных страниц, начиная с 001;
- заполнять раздел 6 листа Р и подписывать заявление обязательно в присутствии нотариуса;
- не сшивайте заявление.
Перед подачей в налоговую форму Р14001 нужно заверить у нотариуса, даже если новый руководитель лично будет подавать заявление лично.
Нотариус также может подать заявление в электронном виде, заверив его своей ЭЦП. Учтите, что такая услуга у нотариуса будет платной, в то время как регистрация в инспекции проходит бесплатно.
Для заверения нотариусу понадобятся следующие документы:
- распечатанная и заполненная форма Р14001,
- оригинал устава ООО,
- паспорт нового директора ООО,
- приказ или протокол о смене руководителя
При смене руководителя подать в инспекцию форму Р14001 может только новый руководитель компании или представитель по нотариальной доверенности. Сделать это можно одним из следующих способов:
- лично или через представителя: в налоговую или МФЦ;
- по почте: заказным письмом с объявленной ценностью и описью вложения;
- курьерской доставкой: такая передача пока разрешена только в Москве, через курьерские службы DHL Express и Pony Express;
- электронно: при смене директора можно только через нотариуса с его ЭЦП, поскольку у нового директора еще нет соответствующей ЭЦП.
Заявление в инспекцию новый директор подает в течение дней после принятия компанией решения о смене руководителя. Для обращения в налоговую нужны следующие документы:
- паспорт заявителя,
- протокол или решение о назначении нового руководителя,
- заполненная форма Р14001 с заверенной подлинностью подписи.
Последовательность действий при смене директора ООО
Наличие опытных штатных сотрудников позволяет начать подготовку самостоятельно, что не исключает помощи сторонних специалистов, обеспечивает грамотное распределение расходов (нотариально подтвержденные бумаги в минимальном количестве, однократная оплата пошлины).
Общий объем мероприятий выглядит так:
- подготовка необходимых документов, включая форму P14001;
- получение нотариально заверенных копий документации;
- передача бумаг в территориальное управление налоговой службы;
- получение свидетельства о регистрации изменений;
- уведомление обслуживающего банковского учреждения.
Расторжение трудового договора с прежним руководителем и оформление рабочих отношений с новым руководителем, а также подписание приказов от имени ООО осуществляется одним из учредителей. Его должны выбрать остальные учредители на общем собрании и указать это в протоколе. Если в ООО один учредитель, то он делает это единолично.
Обратите внимание, чтобы между датами увольнения и приема на работу не было временного промежутка. То есть прежний директор оставляет работу, а новый выходит на работу в этот же день. Это поможет избежать путаницы в управлении ООО.
Также требуется составить акт приема-передачи документов, печатей и иных материальных ценностей. Его должны подписать обе стороны: прежний и новый руководители.
Смена руководителя: особенности
Руководитель компании (генеральный директор, президент или иная должность) уполномочен вести дела от имени организации. В первую очередь, это относится к заключению сделок, не менее важна возможность заключать и расторгать договоры с контрагентами, устанавливать трудовые отношения с сотрудниками.
От того, верно ли оформлено назначение главы компании, зависит репутация фирмы. При проверке нового партнера контрагенты в первую очередь проверяют полномочия руководителя — действительно ли заявленное лицо имеет право представлять компанию.
При смене руководителя компании важно избежать следующих ситуаций
- Полномочия предыдущего директора еще не прекращены, а с новым уже заключен трудовой договор.
- Предыдущий директор снят с должности, а новый еще не назначен.
Шаг 6: Действия после смены директора ООО
Подавать уведомления о смене директора в ФСС, ФОМС, ПФР не надо.
Законодательство не обязывает сообщать о новом директоре контрагентам по бизнесу, но это следует сделать в рамках профессиональной этики. Достаточно обычного информационного письма, отправленного по электронной почте или по факсу. При этом перезаключение договоров не требуется.
Сообщить о смене директора в обязательном порядке надо только в банк. Как правило, требуется личный визит нового руководителя в отделение — уточните это в своем банке.
Обычно банк требует такие документы:
- Выписка из ЕГРЮЛ
- Решение о назначении директора или протокол собрания
- Приказ о вступлении директора в должность
- Дополнительно могут потребоваться: ИНН, ОГРН, устав ООО
Назначение нового директора ООО
При назначении нового человека на должность руководителя ООО необходимо сначала прекратить полномочия действующего руководителя. Подробный порядок данной процедуры мы уже описали выше. Назначить нового руководителя можно, руководствуясь личными соображениями собственников бизнеса.
Но нужно быть внимательным при выборе подходящего кандидата: законодательство запрещает некоторым категориям лиц занимать должность генерального директора. Необходимо до назначения нового руководителя проверить, не является ли он дисквалифицированным. Назначение на должность дисквалифицированного лица может повлечь для ООО штраф до 100 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.23 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Проверить это можно через специальный реестр дисквалифицированных лиц, который доступен в интернете.
После принятия решения об избрании или назначении руководителя организации и закрепления этого факта в протоколе (решении), с руководителем (директором, генеральным директором) необходимо заключить трудовой договор, поскольку в соответствии со ст. 16 ТК РФ трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании такого договора. Согласно последней позиции контролирующих органов, деятельность генерального директора без трудового договора не допускается.
В договоре нужно указать все существенные условия трудовых отношений. Договор между обществом и лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, может быть подписан от имени общества председателем общего собрания учредителей, на котором произошла смена руководителя (абз. 2 п. 1 ст. 40 закона № 14-ФЗ). В трудовом договоре нужно указать срок, на который избран директор. Если в уставе или решении о назначении директора не указан срок, то трудовой договор тоже заключается на неопределенный срок. В приказе о приеме на работу новый директор должен поставить подпись и за себя как работника, и за руководителя организации.
После оформления трудовых документов нужно зарегистрировать изменения в государственных органах.
Перед походом в налоговую инспекцию необходимо тщательно подготовиться: изучить порядок смены директора в ООО и собрать полный пакет документов. Делается это в несколько этапов:
- Сначала требуется заказать выписку ЕГРЮЛ. Она изготавливается в течение пяти дней и действует тоже 5 дней.
- Составляется заявление по форме Р14001. Так как подпись нового директора на заявлении должна быть нотариально заверена, чтобы произошла замена генерального директора в ООО, нужно предварительно посетить нотариуса.
- Процедура заверки подписи стоит около одной тысячи рублей. Тарифы устанавливаются индивидуально на региональном уровне.
Чтобы не ходить к нотариусу дважды, можно заверить подпись нового директора сразу на карточке счета. Карточку счета запрашивают в банке. Так как в ООО есть лица, имеющие право второй подписи, их можно сразу внести в карточку и заверить у нотариуса. Нотариусу необходимо предоставить пакет бумаг:
- паспорт нового руководителя;
- заявление формы Р14001;
- выписка ЕГРЮЛ;
- протокол собрания;
- устав и все изменения по нему;
- протокол создания ООО;
- ИНН, ОГРН общества.
Если сразу заверяется подпись на карточке счета, необходимо взять еще и печать. При этом, подпись и печать ставится в присутствии нотариуса.
Нотариус проверяет всю предоставленную документацию и сшивает заявление. Новый директор ставит на нем подпись, а нотариус ее заверяет.
- Непосредственная сдача пакета бумаг в налоговый орган. Чтобы произошла юридическая смена директора, документы в ИФНС нужны следующие:
- Заявление, которое нотариус прошил и заверил.
- Протокол собрания.
- Доверенность, если бумаги сдает доверенное лицо.
Кто подает заявление в налоговую о смене директора
Довольно важным вопросом, который волнует компании при смене руководителя – кто должен подписывать заявление, прежний директор или новый? Ведь прежний директор уже лишился полномочий, а у нового их еще просто нет. Прежде существовала такая практика, когда заявление подписывал прежний директор, так как именно он являлся лицом, внесенным в госреестр. Однако, сегодня такое положение дел признано недействительным, так как оно не соответствует закону об обществах.
Полномочия прежнего директора считаются прекращенными с момента принятия решения о смене руководителя участниками общества. Таким образом, подписать заявление должен новый директор, а прежний уже не имеет никакого отношения в обществу.
Важно! Подпись заявителя на 8 странице проставляется в присутствии нотариуса.
Что нужно учесть при заполнении формы Р14001
Заявление по форме Р14001 – это документ, состоящий из 51 листа. Для каждого отдельного случая изменений в ООО представлены свои разделы.
Заявление оформляется как от руки печатными буквами, так и с помощью компьютера. Более подробную информацию по заполнению вам следует узнавать на официальном сайте ФНС, тем более что она постоянно обновляется.
При смене директора ООО заполняется 8 страниц документа.
К ним относятся:
- В первую очередь заполняется титульный лист. Заполнить его нужно без помарок и ошибок. Он содержит все сведения о предприятии;
- Лист К. Страница 1 этого листа предназначена для заполнения данными о предыдущем директоре ООО.
- Лист К. Страница 2 – заполняются данные о новом руководителе. Частично информация о нем должна содержаться и на первой странице.
- Лист Р. Этот раздел содержит четыре страницы документа, в которых отражается все необходимые сведения о заявителе. В качестве него могут выступать как прежний, так и нынешний руководитель.
Поскольку форма имеет огромное количество страниц, то незаполненные листы сдавать в налоговую службу не нужно.
Директор ООО является наемным работником (даже в том случае, если в этом качестве выступает учредитель компании). Для передачи ему соответствующих полномочий нужно не только решение собственников компании, но и правильно оформленные трудовые отношения.
При смене руководителя компании проследите, чтобы приказы об увольнении предыдущего директора и о приеме на работу нового были выпущены в один день. Так вы избежите пересечения их полномочий и отсутствия в компании действующего руководителя.
Если вы отказываетесь от услуг директора до окончания срока его трудового договора, не забудьте расторгнуть контракт. С новым директором подпишите трудовой договор.
Этапы смены директора
Во-первых, решение о смене директора должно быть принято на общем собрании ООО и подтверждено протоколом собрания. Данный протокол передается вместе с остальными документами в регистрирующий орган (МИФНС 46).
Во-вторых, участники ООО должны собрать пакет документов, в том числе заявление формы Р14001, которое необходимо грамотно заполнить и заверить у нотариуса. Заявление по форме Р14001 является важным документом, к заполнению которого нужно отнестись особенно внимательно, т.к. каждая галочка и запятая в нем принципиальны для МИФНС 46. На данном этапе налоговая принимает к рассмотрению два вида форм заявления Р14001 – новую (рекомендованную) и старую (утвержденную). Заявителем на смену директора может выступать только генеральный директор ООО (как правило, в роли заявителя выступает генеральный директор ООО, вступивший в должность).
Смена генерального директора ООО
Важный момент – при смене директора нельзя допускать «двоевластия», то есть такого периода времени, когда прежний директор еще не уволен, а с новым уже заключен трудовой договор. Недопустима также ситуация «безвластия» — директор уволен, а на его должность никто не назначен.
Подготовить протокол общего собрания участников или решение единственного участника о смене директора. На повестке дня должны быть два вопроса:
- прекращение полномочий прежнего директора и расторжение с ним трудового договора;
- избрание нового директора и заключение трудового договора.
Уволить прежнего директора и принять на работу нового.
Обратите внимание, что при увольнении старого директора, доверенности, которые он выдавал, не перестают действовать автоматически. Подробнее: общая доверенность на представление интересов юридического лица .
Заполнить заявление по форме Р14001 и заверить его у нотариуса. Нотариус запросит также свидетельство ИНН и ОГРН, устав ООО, решение о смене директора. Вопрос о необходимости актуальной выписки из ЕГРЮЛ надо уточнять у нотариуса. Некоторые нотариусы принимают электронную выписку из сервиса ФНС или самостоятельно запрашивают сведения из реестра, а есть и те, кто требует только бумажную выписку. Узнайте об этом заранее, т.к. если вам нужна именно бумажная выписка, ее надо будет сделать до подачи документов.
Оформить внесение изменений в ЕГРЮЛ при смене директора. Для этого в течение трех рабочих дней с даты принятия решения надо подать заверенное заявление Р14001 в налоговую инспекцию. За нарушение трехдневного срока может быть наложен штраф по статье 14.25 КоАП РФ (5 000 рублей).
Какие еще документы о смене директора нужно представить? В регламенте предоставления госуслуги по регистрации изменений (п. 22 приказа Минфина России от 30 сентября 2016 г. N 169н) указан только один документ – заявление Р14001. Однако на практике ИФНС может запросить еще и решение о смене директора и приказ о назначении нового руководителя. Госпошлина при регистрации смены директора не оплачивается.
Обратите внимание: подавать документы о смене директора надо в ту налоговую инспекцию, где происходила регистрация ООО. В крупных городах существуют специальные регистрирующие инспекции, например, в столице это ИФНС № 46 по Москве. На официальном сайте ФНС вы можете узнать контакты регистрирующей ИФНС по вашему юридическому адресу.
Получить в налоговой инспекции лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий внесение изменений о руководителе ООО в реестр. Срок смены генерального директора установлен законом «О государственной регистрации» № 129-ФЗ — пять рабочих дней, не считая дней подачи и получения документов.
Уведомить банк о смене директора. Для этого в банк, где открыт расчетный счет ООО, надо представить следующие документы:
- протокол или решение о смене директора;
- лист записи ЕГРЮЛ;
- приказ о назначении нового директора;
- карточку с образцами подписи нового руководителя.
Кроме того, если расчетный счет подключен к системе интернет-банкинга, надо сгенерировать новый электронный ключ.
Образец акт приема-передачи документов при смене директора
Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.
Если смена директора происходит с конфликтом сторон, и новый директор или участники по какой-то причине не принимают документы, то прежний руководитель может сдать их на хранение в архивную организацию или нотариусу.
Оформление акта приема-передачи дел при смене генерального директора, прежде всего, в интересах самого бывшего руководителя. Подписывать акт приема-передачи могут как два директора между собой, так и при участии собственников организации. Вы можете ознакомиться с нашим шаблоном акта приема-передачи документов и изменить его под свою ситуацию.