Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма КМ-3 — Акт о возврате денежных сумм покупателям в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мало вернуть деньги покупателю и пробить кассовый чек — надо еще правильно оформить документы. Закон не регламентирует документальное оформление возврата прихода по онлайн-кассе — достаточно фискального документа. В противном случае, сотрудники ФНС могут привлечь предпринимателя к налоговой ответственности, влекущей наложение штрафных санкций. Поэтому важно обосновать проведенную операцию.
Возврат подотчетных сумм в кассу: что нужно знать предпринимателям
Согласно Указанию ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У, юридические лица могут выдавать наличные работникам в двух случаях: на командировочные расходы и на хозяйственные нужды. ИП и самозанятым дополнительно разрешено использовать наличность в личных целях. Выдача денежных средств под отчет оформляется следующим образом:
- Работник составляет заявление (составляется в произвольной форме) на имя руководителя, где указывает цель получения аванса и срок, на который он выдается.
- Руководитель ставит на заявлении резолюцию, после чего издается приказ о выдаче денежных средств под отчет.
- Кассир компании составляет расходный кассовый ордер и выдает наличность получателю, указанному в РКО.
Лицо, получившее деньги под отчет, должно отчитаться не позднее 3 дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который был выдан аванс. Работник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов, подтверждающих расходы. Остаток неиспользованной наличности должен быть возвращен организации.
Бывают ситуации, когда работник увольняется, не вернув остаток. Если расчет при увольнении ему еще не выдан, возврат подотчетных сумм в кассу можно сделать, удержав долг из заработной платы. Однако это возможно исключительно с согласия сотрудника и в размере, не превышающем 20 % от расчетной суммы. Если же сотрудник отказывается возместить задолженность, ее придется взыскивать через суд.
Однако ему нужно знать, что, согласно п. 2 ст. 243 ТК РФ, он несет материальную ответственность за выданные под отчет средства. Если лицо отказывается вернуть остаток аванса, создается внутренняя рабочая комиссия, а с сотрудника запрашивается объяснение. При отказе пояснения причин, в соответствии со ст. 247 ТК РФ, составляется соответствующий акт.
Когда нужно делать возврат товара по онлайн-кассам
Возврат по онлайн-кассам происходит иначе, чем возврат на ККТ старого типа. Как технически провести процедуру возврата зависит от модели вашей онлайн-кассы и ее возможностей, а также программного обеспечения и версии прошивки.
Чтобы произвести возврат покупки покупателю необходимо пробить специальный чек. Признак расчета, при котором денежные средства возвращаются покупателю — физическому лицу, называется возвратом прихода. Его оформляют, когда:
Необходимость вернуть покупателю деньги за приобретенный им товар, от которого он отказывается.
Некорректное значение стоимости или количества товара в чеке (ошибка продавца при оформлении).
После возврата товара и получения денежных средств в размере полной его стоимости покупателю вручается кассовый чек, в котором прописано, что произошел «возврат прихода». Однако для налоговой инспекции одного только чека недостаточно, поэтому нужно озаботиться оформлением прочих документов, которые подтверждают корректность проведенной процедуры возврата товара через онлайн-кассу.
Слева вы видите, как выглядит чек на возврат прихода.
Возврат денег при ошибке кассира
От технических ошибок никто не застрахован, поэтому кассиры должны знать, как сделать возврат по онлайн-кассе, если в чеке был указан неправильный товар. В этом случае в программе выбирается операция «Возврат прихода», указывается номер неверного чека, и производится его отмена. Конкретные клавиши и меню могут отличаться в зависимости от модели кассового оборудования.
В результате на печать выводится чек с признаком «Возврат прихода». После этого продавец обязан вернуть покупателю деньги. Если же фактический расчет еще не был произведен, то кассир просто пробивает новый правильный чек и берет у клиента нужную сумму.
Для налоговой инспекции желательно взять с продавца объяснительную записку с причинами возврата средств, даже если то была обычная техническая ошибка.
Что делать при отсутствии денег в кассе?
Бывают случаи, когда клиент обращается к кассиру с возвратом товара сразу после инкассации. При этом отсутствует чисто физическая возможность выдать ему деньги.
Если подходить к ситуации формально, то у магазина есть 10 дней для выполнения предъявленных требований. Клиент может написать заявление о возврате и прийти за деньгами в другое договоренное время. Всё будет законно.
Предприниматели могут предусмотреть и более лояльные для покупателя варианты действий. Всё зависит от специфики работы магазина и квалификации бухгалтеров. Деньги могут быть перемещены с другой кассы или взяты подотчет у собственных работников. Конечный вариант зависит от желания администрации выполнить требования покупателя законно и в минимальные сроки.
Как написать объяснительную записку?
Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.
- Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
- Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
- Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
- В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.
Как оформить ошибочно пробитый чек?
Способ исправления ошибки зависит от того, когда ее выявили.
Кассир составил чек на сумму большую необходимой, покупатель заметил разницу и сразу указал ответственному сотруднику на нее.
В этом случае нужно забрать неверный документ у покупателя и выдать ему правильный. В конце дня работник составит отчет п форме КМ-3, в котором отразит сумму возврата по неиспользованным и ошибочным чекам.
Неверный документ обязательно нужно приложить к отчету, поставив на нем отметку «Погашено». Если он отпечатан на термобумаге, рекомендуется снять с него копию. Текст, нанесенный на такую бумагу, быстро выцветает, и дополнительные меры позволят избежать проблем с контролирующими инстанциями.
Относительно совершенной ошибки кассир обязан в конце дня написать объяснительную на имя руководителя фирмы. В этой бумаге указываются причины допущенной оплошности: невнимательность, проблемы в работе кассовой аппаратуры и т.д.
Делать чек на дельту нет необходимости: эта операция не повлияет на величину налога, рассчитываемую кассовым аппаратом. Она может быть необходима только для упрощения ведения бухгалтерского отчета внутри организации. Сумма ошибочно пробитых чеков отражается в кассовом журнале в графе 15. Делать РКО не нужно.
Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Ошибочно пробитый чек вычитается из полученной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором компании, руководителем отдела и сотрудником кассы.
Если чек был пробит на сумму, меньшую нужной, следует выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не выполнить эту операцию: его действия будут расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, что влечет серьезные штрафы для организации. Согласно действующей практике, чек на неполную сумму приравнивается к невыданному.
Если ошибку обнаружили после подготовки ежедневного отчета с гашением, ее необходимо исправить. Порядок действий ответственного сотрудника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнал кассира.
Аннулирование ошибочной операции делается путем создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», потому что к этому моменту дневная выручка уже оприходована.
Оставить недочет неисправленным нельзя. Действия компаний, связанные с применением ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, составляющими 40-50 тыс. рублей за одну оплошность. Поэтому кассиру следует знать инструкцию по корректировке ошибок и применять ее на практике.
Когда составляется акт по форме КМ-3
Унифицированная форма КМ-3 была введена Постановлением Госкомстата от 25.12.1998г. № 132. До внедрения онлайн-касс все организации были обязаны оформлять акт КМ-3 в случае возврата наличных денег покупателю.
Порядок оформления возврата зависел от способа расчета с покупателем. Если покупатель рассчитывался банковской картой, акт КМ-3 не составляли. Если же покупатель рассчитывался наличными деньгами, то их возврат оформлялся актом КМ-3. Затем сумму, возвращенную по акту, отнимали из прихода по кассе и сверяли z-отчет с фактическим остатком денежных средств.
Акт составлялся комиссией из кассира и старшего кассира, а утверждался руководителем компании.
Составлять КМ-3 нужно было не в любых случаях:
- Если покупатель рассчитался безналом с банковской карты, то возврат денег осуществляется так же в безналичной форме на ту же карту. Такой вариант расходования наличных из кассы, как возврат стоимости покупки, ранее оплаченной в безналичной форме, не предусмотрен Указанием Банка России от 07.10.2013г. № 3073-У. Раз нет возврата наличных, то и КМ-3 составлять не нужно,
- Если клиент отказывался от покупки не в день приобретения, а на другой день, то акт КМ-3 тоже не требовался. Возврат осуществлялся по заявлению покупателя, а деньги выдавались из главной кассы. При этом оформлялся расходный кассовый ордер без КМ-3.
Как сделать возврат прихода по онлайн-кассе на законных основаниях: документальное оформление
Невзирая на то, что для покупателя алгоритм действий достаточно прост и практически не требует прикладывания усилий, продавцу приходится дополнительно подготавливать немало бумаг, чтобы в последующем не возникло проблем с налоговой службу. Среди них могут быть:
-
Фискальные документы, то есть созданные непосредственно на ККТ. К ним относятся все кассовые чеки, в том числе те, что были сделаны с целью коррекции сведений.
-
Оправдательные – подтверждающие правомерность совершения процедуры. Ими могут стать заявление от покупателя, акт сдачи приобретенного ранее изделия, гарантийное письмо.
-
Кассовые, которые создаются для учета всех сделок, проводимых в торговой точке. К ним относятся приходные и расходные бумаги, кассовая книга.
С внедрением нововведений в законы о торговой деятельности формировать подобные отчеты стало проще, так что делать это следует в обязательном порядке, что в случае необходимости предоставить в налоговую службу.
Будет ли наложен штраф при выдаче чека коррекции в ОФД
Все действия по оформлению чеков возврата или коррекции проводят только при условии, что не была использована онлайн-касса. Соблюдение этого правила предотвратит возможный штраф со стороны налоговых служб за неприменение при расчётных операциях ККТ.
Согласно законодательству, за уклонение от правил контроля ОФД и неиспользование касс предусмотрен штраф. Для ИП он составит 25–50% от неучтённой суммы, но не менее 10 000 рублей. Для юридических лиц ставка возрастает до 75–100% выручки при минимальной планке в 30 000 рублей.
Если сумма неучтённых расходов, по данным ОФД, превысила 1 миллион рублей или это нарушение было зарегистрировано второй раз в течение года, то налоговые службы могут остановить деятельность индивидуального предпринимателя либо юридического лица на 90 суток.
Одновременно законодательство предусматривает снятие административного нарушения при условии, что плательщик в добровольном порядке уведомил органы ФНС о неиспользовании при ведении расходных операций онлайн-кассы. Для этого должны выполняться следующие условия:
1
ИП или юридическое лицо, нарушившее порядок применения ККТ, добровольно в письменной форме известил об этом нарушении в ФНС либо направил в налоговый орган чек коррекции;
2
в момент заявления о нарушении и направления в налоговую чека коррекции — сам налоговый орган не располагал (не знал) о факте совершения лицом административного правонарушения;
3
данное нарушение было совершено впервые либо с момента уплаты штрафных санкций прошло более 1 года;
4
в налоговые службы предоставлен достаточный объём данных, подтверждающих факт правонарушения и его исправления.
Относительно последнего пункта необходимо предоставить акт, подтверждающий нарушение и пояснения о проведении операции. Их нужно отправить в течение трёх дней после оформления чека коррекции ОФД. Если же за это время ФНС узнала о правонарушении (например, была совершена контрольная закупка или клиент самостоятельно обратился в налоговые органы), то избавиться от штрафных санкций не получится.
Возврат по онлайн-кассе на другой день
Порядок, по которому осуществляется возврат денежных средств из кассы, не зависит от того, когда фактически возвращается товар. Покупатель пишет заявление на возврат товара и денежных средств, а продавец оформляет документы на их возврат. После этого пробивается чек с признаком «возврат прихода».
| Возврат по онлайн-кассе | Что в себя включает |
| 1. Заявление от покупателя | Покупатель для возврата товара при себе должен иметь чек на покупку и свой паспорт. Заявление покупатель пишет в произвольной форме, но иногда магазины печатают готовые бланки таких заявлений заранее. После этого кассир проводится сверка данных в чеке и паспорте покупателя. Для ФНС заявление будет являться подтверждением того, что продавец действительно вернул деньги покупателю, а не просто взял их из кассы для личных целей. |
| 2. Оформление накладной на возврат товара | Специального бланка накладной, по которой осуществляется возврат товара, не предусматривается, поэтому продавец может разработать его самостоятельно. Оформляется 2 экземпляра данной накладной, которую подписывают и покупатель и продавец. |
| 3. Печать чека на возврат товара в кассе | После всех вышеуказанных действий, продавцом формируется чек возврата. От обычного чека он отличается тем, что в поле для признака расчета будет указано «возврат прихода», а не «приход». |
| 4. Выдача денежных средств покупателю | После подготовки и подписания необходимых документов, покупателю возвращаются уплаченные им ранее денежные средства. |
Какие действия осуществляют с онлайн-кассой в 2021 году при оплате картой
Законом 54-ФЗ реализация товаров, оплаченных банковской картой, должна отражаться в онлайн-кассе. Покупатель должен указать в заявлении, в какой форме ему вернуть деньги, и реквизиты карты, счета физического лица. Если условия не требуют экспертизы товара, то продавец обязан в течение 10 дней осуществить перевод.
Во всех ситуациях продавец может оформлять актом КМ-3 выдачу денег клиентам при работе на онлайн-кассах. Но документ необязателен. Организации вправе разрабатывать свою форму для обоснования учетных операций. Он должен содержать обязательные реквизиты первичной документации, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Образец заполнения КМ-З
Любые операции, связанные с денежной наличностью требуют заявления клиента.
Требования к заявлению:
- заявление покупателя оформляется письменно, в произвольной форме;
- в верхней его части нужно указать наименование организации, адрес и себя с номером телефона, в основной части коротко изложить причину возврата, поставить дату и подпись с расшифровкой
- для выдачи денежных средств кассиру потребуется разрешение вышестоящего сотрудника, имеющего полномочия на разрешение вернуть средства.
Важно! Если отсутствует резолюция начальника, возврат невозможен и тогда составление акта не требуется.
Составление акта необходимо в следующих случаях:
- наличие вышеописанных причин и оснований;
- факт совпадения даты пробития чека и даты проведения возврата;
- способ оплаты покупки.
Выводы: общий порядок действий продавца при возврате
Итак, продавцу для полноценного документирования операции по возврату товара в самом общем случае необходимо:
- Запросить у покупателя заявление на возврат (как вариант — по форме, разработанной самим торговым предприятием).
- Составить при необходимости Акт о сдаче товара и согласовать его с покупателем.
Хорошее дело — сделать копии заявления и акта и выдать их покупателю.
- Провести операцию возврата на онлайн-кассе — сформировав чек с признаком «возврат прихода».
А если причина возврата — неверная сумма в чеке, то сформировать аннулирующий чек с указанным признаком и новый — правильный.
Все чеки нужно отдать покупателю.
- В конце дня:
- сформировать отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены на онлайн-кассе;
- заполнить ПКО на сумму, уменьшенную на ту, что соответствует сумме по чеку с признаком «возврат прихода».
Если так принято в организации — то заполнить РКО. Внести сведения по ордерам в Кассовую книгу.
Последовательность проведения возврата по онлайн-кассе
Особенности оформления процедуры зависят от того, что стало причиной для возврата. Если он производится для того, чтобы исправить ошибку кассира, то сделать его нужно в тот же день.
Чтобы исправить ситуацию, когда допущена ошибка в цене или количестве товара, нужно сформировать чек «Возврат прихода», а затем распечатать новый с правильными данными. Кассир выдает корректный фискальный документ и денежную разницу покупателю. В этом случает запрашивать у клиента ничего не требуется.
Для того чтобы у специалистов налоговой не возникало вопросов о правомерности действий кассира, ему необходимо написать служебную записку, указав информацию о чеке, оформленном с ошибкой и подтвердив то, что после это были сформированы еще два чека. К записке нужно прикрепить чеки: неправильный и сформированный с целью возврата средств.
Такие манипуляции можно провести очень быстро на смарт-терминале Эвотор 5. Интуитивно-понятный интерфейс позволяет легко разобраться в особенностях проведения стандартных операции. Это влияет на скорость процесса обслуживания клиентов.