2-НДФЛ за 2021 год: образец заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «2-НДФЛ за 2021 год: образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Начиная с налогового периода 2021 год вместо формы 2-НДФЛ представляется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая является приложением № 1 к расчёту 6-НДФЛ. Чтобы уточнить недостоверные сведения в приложении № 1 ранее представленного расчёта за год, в состав корректирующего расчёта надо включить корректирующую или аннулирующую справку.

Когда оформлять корректировку

Многие налоговые агенты, особенно начинающие, задаются вопросом – можно ли сдать корректировку по 2-НДФЛ. На самом деле можно, а точнее – очень даже нужно. Так, из порядка оформления справки 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485, далее также – Порядок) следует такой ответ на вопрос, можно ли подать корректировку 2-НДФЛ: это не право, а скорее даже обязанность каждого налогового агента по НДФЛ.

Если взять корректировку 2-НДФЛ за 2021 год, то она необходима, если работодатель в 2021 году после сдачи соответствующей справки в ИФНС сделал перерасчет налога за 2021 год и понял, что нужно уточнить налоговые обязательства того или иного физлица – получателя от него дохода. Например, по причине:

• банальной опечатки;
• упущения бухгалтера предприятия;
• счётной ошибки и др.

В любом случае, необходимо знать, как сделать корректировку 2-НДФЛ, поскольку новая справка исправляет недостоверные данные из предыдущей справки.

Исходя из писем Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424, ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 недостоверные сведения (легального определения в законе нет) – это любые (!) ошибки в справках 2-НДФЛ. Например:

• неверная сумма;
• неправильный ИНН;
• ошибка в коде дохода и/или вычета;
• неуказание суммы НДФЛ, которую не получилось удержать;
• ошибки в персональных данных плательщиков (например, корректировка в 2-НДФЛ паспортных данных) и др.

В этих случаях делают корректировку 2-НДФЛ 2021 года. Это будет так называемая корректирующая (уточняющая) справка о доходах.

Ошибки, которые часто допускают бухгалтеры

Недостоверные сведения, указанные при составлении справки 2-НДФЛ, могут обернуться проблемами как для физического лица, который предъявит документ по месту требования, так и для предприятия, подавшего неверную отчетность. Ошибки в 2-НДФЛ бывают разными и являются основанием для распечатки нового бланка. Самыми распространенными ошибками являются:

• помарки и опечатки на бланке – исправлять ошибку нельзя, такой документ считается испорченным;
• неправильные математические расчеты;
• отсутствие подписи ответственного бухгалтера и расшифровки возле поля «Налоговый агент»;
• подпись поставлена ручкой не синего цвета, или подпись перекрывается печатью;
• штамп стоит не в том месте, где должен быть – возле соответствующей пометки «М.П.».

К оформлению этого документа нужно подходить внимательно. Получив справку на руки, желательно проверить ее, и в случае обнаружения ошибки сразу вернуть бухгалтеру.

Для тех, кто работает официально, обычно не возникает никаких сложностей в получении справки о доходах. Поскольку обязанность о составлении отчетной документации для налоговой инспекции лежит на работодателе, достаточно запросить справку 2-НДФЛ в бухгалтерии и получить ее в ближайшее время.

Чтобы ускорить процесс оформления нужной справки, нужно знать о некоторых нюансах. Обычно документ подготавливают за 2-3 дня. Чтобы получить справку на руки вовремя, нужно обратиться в бухгалтерию не с устной просьбой, а с полноценным письменным заявлением на выдачу. Это обезопасит работника от забывчивости бухгалтера, вечно заваленного работой.

Когда корректировку 6-НДФЛ можно не сдавать

ИФНС разрешает не подавать корректировку 6-НДФЛ в таких ситуациях:

• налоговый статус физлица поменялся — он был нерезидентом, а стал резидентом или наоборот в 4 квартале. Пересчет налога в таком случае нужно указать в отчете за год. Сдавать корректировку не нужно за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев;
• сотрудник поздно подал документацию на вычет. К примеру, он потерял право использовать стандартный вычет или приобрел право использовать имущественный вычет с начала года, а документацию подал лишь в середине года. В таком случае пересчет налога нужно указать в отчете за тот период, в котором сотрудник подал подтверждающую документацию. Подавать корректировку за предшествующие отчетные периоды не требуется (Письмо ФНС от 12.04.2017 г. № БС-4-11/6925, Письмо УФНС по г. Москва от 03.07.2017 г. № 13-11/099595);
• налог с декабрьской зарплаты указали в расчете за 1 квартал следующего года. К примеру, если удержанный НДФЛ с декабрьской зарплаты за 2021 год, которая выдана 30 декабря 2021 года, указан в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года, поскольку срок уплаты приходится на январь 2022 года. Так как в данном случае не возникает завышения или занижения размера налога к уплате, сдавать корректировочный расчет не нужно ни за 1 квартал 2022 года, ни за 2021 год (Письмо ФНС от 12.04.2021 г. № БС-4-11/4935@).

Как и когда сдать корректирующий отчёт 6-НДФЛ

Если после заполнения и отправки отчётного документа налоговый агент обнаружил в нём ошибку, то следует незамедлительно выполнить корректировку и направить исправленную версию в налоговый орган.

При этом следует использовать ту форму, которая действовала в отчётном периоде, когда был подан первичный отчёт. То есть если бухгалтеру необходимо исправить три расчёта 6-НДФЛ за полугодие, девять месяцев и весь 2021 год, то он должен заполнить три корректировочных отчёта. Отчёт за полугодие и девять месяцев 2021 года на бланке, утверждённом Приказом ФНС России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. А корректировку 6-НДФЛ за 2021 год — на бланке, в котором учтены изменения, введённые Приказом ФНС России от 28 сентября 2021 года № ЕД-7-11/845@.

Как исправить недостоверные данные в отчёте 6-НДФЛ закрытого обособленного подразделения

Если в отчёте по закрытому обособленному подразделению выявлены ошибки, то исправления должна внести головная организация. Титульный лист корректировки заполняется следующим образом:

• в верхней части титульника — ИНН и КПП головной организации;
• в поле ОКТМО — код закрытого обособленного подразделения;
• в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» — код 9 «закрытие обособленного подразделения»;
• в поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» — ИНН и КПП закрытого подразделения;
• период представления (код) — он должен совпадать с кодом из первичного отчёта.

Правила заполнения 2-НДФЛ

При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.

1. Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
2. Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
3. Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.

Кто сдает 2-НДФЛ «Справку о доходах и суммах налога физического лица» в налоговую

Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.

Из этого правила есть три исключения:

• Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
• Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.

Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.

Как избежать штрафов — заполнение уточненной справки

Нужно различать два вида справок:

• одна справка идёт как приложение 1 к отчёту 6-НДФЛ. В ней нет данных по налоговому агенту. Её сдают в ИФНС только вместе с отчётом 6-НДФЛ один раз в год— не позднее 1 марта следующего за отчётным года.;
• другая справка (по форме КНД 1175018) выдаётся на руки работнику по запросу или при увольнении. Там содержится информация по работодателю (налоговому агенту).

За какой период выдается

Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.

Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:

• взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
• справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
• справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
• получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.

Порядок исправления ошибок в Справке 2-НДФЛ

Порядком установлены новые правила исправления ошибок, для чего в заголовке Справки 2-НДФЛ предусмотрено поле «Номер корректировки»:

— при составлении первичной формы Справки 2-НДФЛ проставляется «00»;

— при составлении корректирующей Справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей Справке по форме 2-НДФЛ («01», «02» и так далее);

— при составлении аннулирующей Справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной проставляется цифра «99».

Корректирующую форму Справки 2-НДФЛ подают, чтобы исправить ошибки в первичной форме. А аннулирующую — чтобы отменить сведения, которые вообще не нужно было представлять.

В случае если после отправки Справки 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам она не была принята налоговым органом (получен протокол, содержащий описание ошибок форматного контроля), то необходимо подавать не корректировку, а новую справку с тем же номером, указанием в поле «Номер корректировки» значения «00», но с указанием новой даты. То есть корректирующую Справку 2-НДФЛ подавать не надо, так как по данному физическому лицу Справка 2-НДФЛ налоговой инспекцией не принята и необходимо повторно отправить данные (п. 14 приказа ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

Аннулирующая Справка 2-НДФЛ

В форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются заголовок, все показатели раздела 1 «Данные о налоговом агенте» и раздела 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода», указанные в представленной ранее Справке 2-НДФЛ. Остальные разделы (3, 4 и 5) Справки не заполняются.
ПРИМЕР 3

Сведения о доходах сотрудника обособленного подразделения, выплаченных ему за 2015 г., поданы по месту учета головной организации, что явилось нарушением (п. 2 ст. 230 НК РФ). При этом НДФЛ, исчисленный с его доходов, перечислялся в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Для исправления ошибки необходимо подать Справку по форме 2-НДФЛ по месту учета обособленного подразделения и аннулировать Справку 2-НДФЛ, поданную по месту учета головной организации (см. рис. 5, 6).

Шаг 2. Общие суммы дохода, налога и вычета (разделы № 2, 3, 4)

В разделе 2 отражаем:

1. Ставку налога — ставку, по которой облагаются доходы физлица.
2. Код бюджетной классификации, который соответствует этой ставке.
3. Общую сумму дохода — сумму всех выплаченных доходов в отчетном периоде.
4. Налоговую базу — разницу между суммой полученных доходов и суммой всех предоставленных налоговых вычетов.
5. Сумму налога исчисленную — налоговая база * ставку НДФЛ.
6. Сумму налога удержанную — налог, который удержал налоговый агент.
7. Сумму фиксированных авансовых платежей — заполняем только при наличии уведомления из ФНС. Сведения вносим в соответствии с уведомлением.
8. Сумму налога перечисленную — налог, который налоговый агент перечислил в бюджет.
9. Налог на прибыль, подлежащий зачету, и излишне удержанный НДФЛ — показываем при наличии таких показателей.

Сколько раз может предоставляться уточненная форма 6-НДФЛ

Как привило, предполагается только разовая подача уточненки 6-НДФЛ. Однако, если и в ней обнаружены ошибки представить можно вторую уточненную форму 6-НДФЛ. При этом важно указать номер корректировки на титульном листе, он должен быть на единицу больше предыдущего. Помимо этого, существует вариант предоставления уточненки, при которых одновременно сдается несколько корректировок по 6-НДФЛ, например:

1. Если обнаружены ошибки в формах за несколько периодов. Даже если налоговая не предъявляет претензий после проведенной камеральной проверке по ранее предоставленным формам, но компания обнаруживает ошибки, сдать корректировку необходимо. Сделать это можно вместе с формой, предоставляемой по более позднему отчетному периоду. Кроме того, если ошибки обнаружены в предыдущих кварталах, уточненка представляется по всем налоговым периодам, так как данные в форме 6-НДФЛ указываются нарастающим итогом.
2. Если ошибка допущена при указании ОКТМО, либо КПП. В этом случае в налоговую нужно будет предоставить 2 экземпляра расчета:

• уточненки, в которой указан код корректировки 001 и содержаться нулевые показатели, но неверный ОКТМО или КПП, ранее указанный в первичном документе;
• первичную форму 6-НДФЛ, в которой код корректировки указывается 000 и содержащую верный ОКТМО и КПП, а также правильные сведения.

Как осуществляется корректировка

Важно! В соответствии с Порядком заполнения 2-НДФЛ, правки в справку можно вносить одним из способов: аннулированием или корректировкой.

В каком именно случае справку необходимо аннулировать, а когда корректировать в Порядке не указывается. Однако, в соответствии с нормами Порядка, аннулирование отменяет сведения, которые подавались ранее, без их замены на другие. Корректирующая справка 2-НДФЛ должна подаваться взамен предоставленной ранее, если необходимо изменить содержащиеся в ней сведения.

Таким образом, аннулирующая справка подается в том случае, если 2-НДФЛ в налоговую была предоставлена ошибочно, то есть подавать ее было не нужно.При этом ошибочными являются не только сведения, но и факт подачи справки. Корректирующая справка должна подаваться в том случае, когда 2-НДФЛ предоставлена правомерно, но сведения, которые в ней содержаться ошибочны.

Корректирующая 2-НДФЛ является документом, заменяющим первоначально предоставленную справку. В связи с этим следует помнить, что все разделы справки заполняются заново, а не только разделы, в которых допущены ошибки. Также следует иметь ввиду, чтобы № корректирующей справки совпадал с номером, который имела первоначально предоставленная справка. Но дата дублироваться уже не должна. Дата составления указывается новая.

Важно! Обязательно следует указать «Номер корректировки», например, 01, если корректировка предоставляется впервые. Если речь идет об аннулировании справки, то в поле «Номер корректировки» указывает код 99.

Похожие записи:

• Обязательный русский язык на ЕГЭ могут отменить
• Что такое сокращение и кого нельзя сокращать по закону
• Возможные изменения в Налоговом кодексе: чего ждать ИП и физлицам