Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
Изменения в бухгалтерии в 2023 году: таблица
| Что изменилось | Как применять | С какой даты действует, основание |
|---|---|---|
| Единый налоговый платеж | ||
| Организации и ИП будут перечислять налоги и взносы единым налоговым платежом на единый налоговый счёт |
Определение ЕНП и ЕНС появится новой статье 11.3 НК. В ней говорится, на какие даты будут отражать обязательства перед бюджетом, на основании каких документов. Задолженность будут учитывать в совокупности и с этой суммы насчитают пени. Налог на профдоход, сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов можно, но необязательно платить посредством ЕНП. |
С 1 января 2023 года. П. 2 и 17 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Меняются правила, по которым налоги и взносы можно считать уплаченными | Налог считается уплаченным на дату перечисления ЕНП, если на соответствующую дату на ЕНС отражены обязательства (начисления). Также налог считают уплаченным на дату отражения обязательства на ЕНС, если до этого на ЕНС было положительное сальдо. |
С 1 января 2023 года. П. 9 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Вводится новая отчётность о начислениях для ЕНП | Если срок уплаты налога или взноса наступает до срока декларации или по какому-то виду платежа налоговой отчётности нет, нужно сдавать налоговое уведомление об исчисленных суммах. Срок — 25 число месяца, в котором установлен срок уплаты. |
С 1 января 2023 года. Подп. «и» п. 17 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Взыскивать неуплаченные налоги и взносы будут по новым правилам |
Решения о взыскании отрицательного сальдо ЕНС инспекции будут размещать специальном реестре. Если сальдо изменится, сведения о корректировках направят в этот же реестр. Сумму блокировки банк будет ежедневно сверять с реестром решений о взыскании, где должна отражаться актуальная информация о сальдо по ЕНС. Сокращены сроки представления информации ИФНС в банк и банком в ИФНС. При заблокированном счёте можно будет открыть новый, но и по новым счетам ИФНС вынесет решение о блокировке. |
С 1 января 2023 года. П. 11 и 12 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Защита капиталовложений | ||
| Установили особенности налогообложения при реализации соглашений о защите и поощрении капиталовложений (СЗПК) |
Организации со статусом участника СЗПК, где стороной соглашения является РФ, в ряде случаев получили право уменьшать платежи в бюджет на налоговые вычеты в отношении:
В целях налогового вычета уполномоченный федеральный орган власти, с которым участник СЗПК подписал соглашение, направляет в налоговую службу уведомление о налоговом вычете. ФНС в течение десяти дней со дня получения уведомления направляет его в налоговый орган по месту нахождения налогоплательщика — участника СЗПК (по месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика). Форму уведомления и порядок её заполнения должно утвердить Правительство (письмо ФНС от 29.06.2022 № БС-4-21/8092). В расходах по налогу на прибыль не учитывают, например, затраты на покупку, создание, достройку, дооборудование основных средств и НМА, по которым использовали или используют право на налоговый вычет для СЗПК. При этом основные средства, по которым применили или применят налоговый вычет для СЗПК, не амортизируют. Кроме того, в отношении налога на прибыль налоговую базу по деятельности, которая связана с проектом, определяют отдельно от базы по другим видам деятельности. Убыток от реализации проекта можно перенести на будущее по правилам НК, но только по налоговой базе этого проекта. |
С 1 января 2023 года. Закон от 28.06.2022 № 225-ФЗ |
| Налог на прибыль | ||
| Перенесли срок сдачи отчётности и зафиксировали в НК срок уплаты налога |
Декларацию по налогу на прибыль необходимо сдавать на три дня раньше: не 28-го, а 25-го числа. Таким образом, с 2023 года нужно отчитываться:
Уплата авансовых платежей и налога теперь не привязаны к сроку сдачи декларации. Перечислить авансовый платеж нужно по-прежнему не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным, а налог — не позднее 28 марта 2024 года |
С 1 января 2023 года. п. 1, 2 и 4 ст. 287, п. 3 и 4 ст. 289 НК, п. 22 и 23 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| В 2023–2024 годах отрицательные курсовые разницы признаются в расходах только на дату погашения обязательства |
Применяется также к обязательствам по договору банковского вклада (депозита). Аналогичные правила действуют с 2022 года в отношении положительных курсовых разниц. |
С 1 января 2023 года. Подп. 6, 6.1 п. 7 ст. 272, подп. «а», «б» п. 13 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ |
| Начинает действовать после приостановления нулевая ставка по доходам от акций российских высокотехнологичных (инновационных) компаний |
Можно применить ставку 0 процентов к доходам по операциям или выбытию акций российских компаний независимо от состава их активов, если на дату выбытия или погашения одновременно выполняются два условия:
|
С 1 января 2023 года. Абз. 2 п. 2 ст. 284.2 НК, ст. 2 Закона от 29.12.2015 № 396-ФЗ |
| Расширили перечень имущества, по которому можно применять повышающий коэффициент к основной норме амортизации |
Повышающий коэффициент не выше 3 к основной норме амортизации можно применять к:
|
С 1 января 2023 года. п. 2 ст. 259.3 НК, п. 2 ст. 1 Закона 321-ФЗ. |
| Разрешили первоначальную стоимость основных средств и НМА, которые относятся к сфере искусственного интеллекта, увеличивать на коэффициент 1,5 |
При формировании первоначальной стоимости затраты можно увеличить на коэффициент 1,5 по:
Такие объекты должны быть включены в реестры Минпромторга и Минцифры радиоэлектронной продукции и программ для ЭВМ, баз данных. |
С 1 января 2023 года. п. 1 и 3 ст. 257 НК, подп. 26 п. 1 ст. 264 НК, п. 28 и 29 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| Расширили перечень расходов, к которым можно применять инвестиционный вычет |
Инвестиционный вычет в размере до 100 процентов можно получить по основным средствам и НМА, которые относятся к сфере искусственного интеллекта. Такие объекты должны быть включены в реестры Минпромторга и Минцифры радиоэлектронной продукции и программ для ЭВМ, баз данных. |
С 1 января 2023 года. подп. 7 п. 2 ст. 286.1 НК, п. 39 ст. 1 Закона 323-ФЗ от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| НДС | ||
| Изменили срок уплаты НДС в бюджет |
Налогоплательщики и налоговые агенты перечисляют НДС в бюджет равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующего за истёкшим кварталом. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Уточнили порядок возмещения НДС на основании статей 176 и 176.1 НК |
Отменили пункты 5–8, 10–12 статьи 176 НК, которые регулировали правила возмещения НДС при наличии либо отсутствии недоимки. Теперь вместо возврата денежных средств суммы, подлежащие возмещению, будут идти в счёт увеличения сальдо единого налогового счёта (ЕНС).Возместить НДС будет можно только при наличии положительного сальдо по всем налогам на ЕНС. Также уточнили порядок начисления процентов в связи с несвоевременным возвратом НДС, который был ранее возмещен. Проценты будут начисляться по истечении 10-дневного срока, исчисляемого с даты принятия решения о возмещении НДС. До 2023 года проценты начисляются по истечении 12 дней после завершения камеральной налоговой проверки. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Истёк срок освобождения от НДС реализации и ввоза племенных животных |
В период с 01.01.2016 по 31.12.2022 включительно освобождается от НДС реализация и ввоз:
Освобождение предоставляется при наличии племенного свидетельства государственной племенной службы. Если освобождение не продлят, с 1 января 2023 года при реализации и ввозе вышеуказанных товаров будет применяться ставка НДС 20 процентов. |
С 1 января 2023 года. Закон от 23.11.2020 № 375-ФЗ |
| Истёк срок освобождения от НДС ввоза воздушных судов, указанных в подпункте 21 статьи 150 НК |
В период с 01.01.2020 по 31.12.2022 включительно освобождается от НДС ввоз гражданских воздушных судов, зарегистрированных в государственном реестре гражданских воздушных судов иностранного государства. Освобождение предоставляется при условии представления в таможенный орган копии соответствующего свидетельства (сертификата). Если освобождение не продлят, с 1 января 2023 года при ввозе вышеуказанных судов будет применяться ставка НДС 20 процентов. |
С 1 января 2023 года. Ч. 2-3 ст. 3 Закона от 29.09.2019 № 324-ФЗ |
| Истёк срок применения ставки НДС 10% по внутренним авиаперевозкам пассажиров и багажа |
В период 01.07.2015 по 31.12.2022 включительно по внутренним авиаперевозкам пассажиров и багажа применяют ставку НДС 10%. Если срок действия ставки НДС 10% не продлят, такие авиаперевозки будут облагаться НДС по ставке 20 процентов. Исключением будут авиаперевозки:
Такие перевозки облагают НДС по нулевой ставке. |
С 1 января 2023 года. Ст. 4 Закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ |
| Акцизы | ||
| Установили ставки акцизов на 2025 год |
Например, ставки на сигареты и папиросы составят 2760 рублей за 1000 шт. плюс 16 процентов расчётной стоимости, исчисляемой исходя из максимальной розничной цены, но не менее 3750 рублей за 1000 шт. При совершении подакцизных операций с автомобилями легковыми с мощностью двигателя свыше 67,5 кВт (90 л. с.) и до 112,5 кВт (150 л. с.) включительно нужно исчислять акциз по ставке 59 рублей за 0,75 кВт (1 л. с.). |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| НДДДУС | ||
| Уточнили параметры применения налога на дополнительный доход от добычи углеводородного сырья (НДДДУС) |
Предоставили возможность применять налог для участков недр с высокой степенью выработанности запасов углеводородного сырья и вновь вводимых участков недр, соответствующих установленным условиям. Кроме того:
Отдельные изменения распространяются на правоотношения, возникшие начиная с 2019, 2021 и 2022 года. |
С 1 января 2023 года. Закон от 28.06.2022 № 234-ФЗ |
| Налог на имущество | ||
| Не будут повышать кадастровую стоимость недвижимости в целях налога на имущество организаций и земельного налога на 2023 год |
Налоговую базу на 2023 год по налогу на имущество и земельному налогу в отношении «кадастровой» недвижимости определяют как кадастровую стоимость в ЕГРН по состоянию на 1 января 2022 года. Исключение: кадастровая стоимость выросла из-за изменения характеристик объекта, например, назначения или площади. В таких случаях налоговую базу определяют с учётом новых характеристик. Если по состоянию на 1 января 2023 года кадастровая стоимость в ЕГРН снизится по сравнения с показателем на 1 января 2022 года, при исчислении налога на имущество и земельного налогов, а также авансовых платежей за 2023 год, используйте сниженный показатель (информация ФНС от 24.03.2022). |
С 1 января 2023 года. П. 17–18 ст. 2, ч. 2 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ |
| Освободили от обязанности российские организации подавать декларацию по налогу на имущество по «кадастровой» недвижимости |
Начиная с отчётности за 2022 год декларации по налогу на имущество в отношении «кадастровой» недвижимости российские организации подавать не должны. Вместо этого они ежегодно будут получать из ИФНС сообщение об исчисленной сумме налога. Если организация не подавала заявление на льготу и не получила такое сообщение, она обязана направить инспекторам сообщение о наличии «кадастровой» недвижимости, которую признают объектом налогообложения. Его форму налоговики пока не утвердили. Рассчитывать и перечислять в бюджет сумму авансовых платежей и налога по «кадастровой» недвижимости российские организации должны самостоятельно в общем порядке. Иностранные организации по-прежнему обязаны включать в декларацию «кадастровую» недвижимость. |
С 1 января 2023 года. Подп. «б» п. 83 ст. 2 и п. 5 ст. 10 Закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ Приказ ФНС от 16.07.2021 № ЕД-7-21/667 |
| Изменили правила, по которым власти регионов устанавливают дифференцированные ставки по налогу на имущество |
Власти регионов вправе устанавливать дифференцированные ставки налога только в зависимости от вида недвижимости, облагаемой налогом на имущество и (или) его кадастровой стоимости. Дифференциация налоговых ставок в зависимости от категорий налогоплательщиков и (или) категорий имущества, в том числе в зависимости от площади имущества, не допускается (письмо ФНС от 01.03.2022 № БС-4-21/2451). |
С 1 января 2023 года. Подп. «а» п. 50 ст. 1 Закона от 29.11.2021 № 382-ФЗ |
| Обновили форму, формат и порядок заполнения декларации по налогу на имущество |
Подают декларацию по новой форме начиная с отчётности за 2022 год. Помимо новых штрихкодов и технических поправок в отдельных строках, налоговики:
Например, из раздела 1 декларации исключили строку 005 «Признак налогоплательщика». С её помощью ФНС определяла организации, которым продлены сроки уплаты налога и авансовых платежей в 2020 году из-за коронавируса (письмо ФНС от 07.10.2021 № БС-4-21/1421). Строки с кодами 007–040 заполняют в прежнем порядке. |
С 1 января 2023 года. Приказы ФНС от 28.01.2022 № ЕД-7-21/53, от 09.08.2021 № ЕД-7-21/739 |
| Утвердили форму, формат и порядок заполнения пояснения к сообщению об исчисленной сумме налога |
Начиная с отчётности за 2022 год в отношении объектов, облагаемых по кадастровой стоимости, организация может получить сообщение об исчисленной сумме налога с неверной суммой налога. Например, когда ИФНС при расчёте налога не учла льготу. В этом случае в течение 20 дней можно подать в ИФНС пояснения или документы, подтверждающие правильность расчёта налога (п. 6 ст. 386 НК). |
С 1 января 2023 года. Приказ ФНС от 30.03.2022 № ЕД-7-21/247 |
| УСН | ||
| Перенесли сроки уплаты авансовых платежей и налога при УСН по итогам года, а также сроки представления декларации |
Срок уплаты авансовых платежей по УСН перенесли с 25-го на 28-е число месяца, следующего за истёкшим отчётным периодом. Срок уплаты налога за год перенесли с 31 на 28 марта. Декларацию по УСН организации будут сдавать 25 марта вместо 31 марта, а ИП — 25 апреля вместо 30 апреля |
С 1 января 2023 года. П. 41 и 42 ст. 2 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Вводят новые виды деятельности, которые нельзя вести на УСН |
Упрощёнку не смогут применять организации и предприниматели, если производят ювелирные и другие изделия из драгоценных металлов либо торгуют такими изделиями оптом или в розницу. |
С 1 января 2023 года. П. 2 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 09.03.2022 № 47-ФЗ |
| ЕСХН | ||
| Изменились сроки декларации по ЕСХН и срок уплаты налога по итогам года |
Срок декларации по ЕСХН перенесли с 31 на 25 марта. Срок уплаты ЕСХН за год перенести с 31 марта на 28 марта. Крайний срок уплаты авансового платежа за полугодие пока остался прежним — 25 июля. |
С 1 января 2023 года. П. 38 и 39 ст. 2 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Патент ИП | ||
| Меняют перечень видов деятельности для ИП на патенте |
ПСН не будет применяться в отношении деятельности по производству ювелирных и других изделий из драгоценных металлов, оптовой и розничной торговли такими изделиями. |
С 1 января 2023 года. П. 3 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 09.03.2022 № 47-ФЗ |
| Путевой лист | ||
| Прописали в уставе автомобильного транспорта правила об электронных путевых листах |
Путевые листы можно будет формировать в электронном виде. Электронный формат для путевого листа утвердит ФНС. Оформлять в электронной форме путевой лист необязательно, его по-прежнему можно будет оформлять на бумаге. В случае использования электронного путевого листа перевозчик или водитель транспортного средства должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты. |
С 1 января 2023 года. Закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ |
| Прописали в уставе автомобильного транспорта правила оформления путевого листа |
Путевой лист должен содержать следующие сведения:
Конкретный состав сведений и порядок оформления утверждает Минтранс. В настоящее время аналогичные реквизиты прописаны в Правилах, утвержденных приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. Прописали, кто должен оформлять путевой лист при предоставлении транспортного средства в аренду с экипажем. В этом случае путевой лист оформляет арендодатель. |
С 1 января 2023 года. Закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ |
| Кадры | ||
| Ввели обязательный контроль работодателя для пассажирских перевозок лиц с судимостью |
При приёме на работу в транспортное предприятие в сфере пассажирских перевозок работодатель должен проверять наличие судимости или факт уголовного преследования. Ранее судимые граждане за ряд преступлений работать в такси и общественном транспорте, не смогут. Для такси это – убийство, причинение тяжкого вреда здоровью, похищение человека, грабёж, разбой, преступления против половой неприкосновенности и половой свободы личности, преступления средней тяжести и более против общественной безопасности, основ конституционного строя и безопасности государства, мира и безопасности человека. Для общественного транспорта –за тяжкие и особо тяжкие преступления против общественной безопасности, основ конституционного строя и безопасности государства, мира и безопасности человека. От действующих на 1 марта 2023 года сотрудников нужно получить не позднее 1 сентября 2023 года справку об отсутствии судимости или преследования. Если работник не представит документ, его необходимо уволить по причине ограничения на занятие определёнными видами труда. |
С 1 января 2023 года. Закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ |
| Изменили требования к полису ДМС для временно пребывающих иностранных работников |
Работодателям больше не нужно обеспечивать временно пребывающих иностранных работников полисами ДМС или договорами о предоставлении платных медицинских услуг. Эти гарантии сохраняются только в отношении высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих в РФ. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 240-ФЗ |
Критерии по УСН в 2023 году.
Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):
- численность персонала — не больше 100 человек;
- остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;
- нет филиалов;
- доля участия других юрлиц — не больше 25%;
- нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:
- доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);
- 9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).
Кому можно выдать подотчет?
Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации. Однако до середины 2017 года было одно ограничение: подотчет не мог выдаваться сотруднику, имеющему задолженности по предыдущим суммам, взятым под отчет. С августа 2017 года это правило утратило силу.
Согласно указанию ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, начавшему действовать с 19.08.2017 г., выдавать суммы под отчет можно даже должникам, то есть тем сотрудникам, которые не отчитались по ранее взятым подотчетным средствам в срок. Из указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У был убран абзац, который запрещал выдачу денег подотчетным лицам, не закрывшим долг по ранее взятому подотчету.
Теперь выдавать суммы под отчет можно даже должникам.
Данное изменение с одной стороны облегчило жизнь: например, старая система делала невозможным взять сотруднику несколько авансов подряд. А такая необходимость не редкость, например, когда сотрудник организовывает мероприятие на выезде, берет для его организации средства подотчет, а затем уезжает в командировку для подготовки мероприятия на месте. Мероприятие еще не прошло, закрыть первый подотчет нечем, однако требуются новые средства в подотчет. Внесенные поправки это противоречие сняли. Однако послабление может и «усыпить бдительность» сотрудников, берущих подотчет, которые теперь могут не бояться просрочек. Чтобы избежать хаоса, эксперты рекомендуют внутренним документом прописать «правила игры» по задолженностям.
Если сотрудник все же протянул с отчетом? Компания имеет право удержать сумму авансового платежа из его заработной платы.
Как отчитаться за подотчет?
2 способа отчитаться за подотчет:
- авансовый отчёт — это документ, с помощью которого работник подтверждает расходы. Бланк авансового компания может быть использован как унифицированный, так разработанный компанией самостоятельно.
- ведомость или расходный кассовый ордер. Используется тогда, когда подотчетные средства выдавались на выплаты гонорара и т.п. физическим лицам.
С 1 июля 2019 года действуют новые требования к подотчетным документам.
- Бланки строгой отчетности становятся исключением. Абсолютное большинство организаций, оказывающих услуги, теперь должны выдавать чеки с QR-кодом, в которых прописаны все товарные позиции. Чеки с общей суммой покупки и бумажные бланки строгой отчетности уходят в прошлое. В качестве подтверждения расхода подотчетник должен предъявить кассовый чек. Выписывать бланки пока осталась возможность только у индивидуальных предпринимателей на патенте, и не по всем услугам, к тому же. Поэтому сотруднику нужно в абсолютном большинстве случаев требовать чек.
- С 1 июля 2019 года если подотчетник приобретает товары или услуги от имени юрлица или ИП, то в чеке должны быть указаны название, ИНН покупателя, страна производства изделия, номер таможенной декларации, сумма акциза.
Что учесть в 2022 году
Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.
Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, помните:
- Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
- Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Учет операций и анализ расчетов с подотчетными лицами в 2021 году
Учет и анализ расчетов с подотчетниками необходимы для улучшения контроля работы с ними. Это поможет установить достоверность и целесообразность совершаемых операций с деньгами, выданными под отчет.
1. Задачи анализа:
1.1. Контролировать целевые назначения выдачи подотчет сумм, а именно:
- расходы на хозяйственные и управленческие нужды предприятия;
- расходы на командировки;
- представительские расходы;
- расходы на покупку ТМЦ, МПЗ или ОС;
- расчеты по договорам поставок.
1.2. Внимательно отслеживать размеры, условия выдачи и возврата денег:
- предоставление АО или возврат неизрасходованных средств должны происходить не позднее 3 рабочих дней с даты, указанной в заявлении о выдаче денег под отчет, либо со дня выхода работника на работу;
- размер выдачи денег под отчет ничем не ограничен, но существует ограничение по расчетам наличными деньгами между работником как представителем организации или ИП и контрагентом — не более 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 6 указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У).
Подробнее о расчетах наличными деньгами между юридическими лицами читайте здесь.
1.3. Проверять правильность и полноту заполнения первичной документации.
1.4. Выявлять факты нарушений локальных и нормативных актов.
Штрафы за отсутствие авансового отчета
Если отчет не был предоставлен в установленный срок, это нарушение кассовой дисциплины. В таком случае могут быть применены следующие штрафные санкции:
- За отсутствие первичных документов положена административная ответственность. Это грубейшее нарушение требований к бухгалтерской отчетности и бухучету, за него предусмотрен штраф до 10000 рублей. Если нарушение произошло повторно, штраф увеличивается до 20000 рублей (статья №15.11 КоАП).
- Штрафы доначислений сумм за неуплату страховых взносов и НДФЛ, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Для ИП или организации предусматривается штраф 20% от суммы доначислений (статьи №122, 123 НК).
Таким образом, налоговый инспектор может обратить внимание на следующие нарушения:
- у авансового отчета нет подтверждающих документов;
- нет заявлений на выдачу авансового отчета.
Выгоды покупки отчетных документов в компании
Выбор купить отчетную документацию с помощью компании, экономит время, деньги и решает кажущуюся неразрешимой проблему. Сотрудничество с ней имеет ряд неоспоримых преимуществ, которые, отмечают в своих отзывах те, кто уже воспользовались услугами компании. Среди достоинств взаимодействия можно отметить:
- удобство доставки и комфортные способы внесения платежей;
- возможность выбора удобного для себя времени и места доставки в Москве или другом регионе.
- гарантированную конфиденциальность;
- подлинность всех необходимых реквизитов и отметок в документах, их высокое качество, соответствие всем действующим нормам и требованиям;
- невысокий цены, делающие услуги доступными для всех категорий заказчиков.
По какой форме составлять авансовый отчет
Несколько слов о форме, которая используется для составления авансового отчета.
Напомним, что до 2013 г. у организации не было выбора, по какой форме составлять авансовый отчет. Унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее — Закон о бухгалтерском учете).
Собственные формы должны быть разработаны с соблюдением обязательных реквизитов первичных документов. При использовании унифицированных форм нельзя удалять имеющиеся реквизиты таких документов (письмо Минфина России от 08.07.2011 № 03-03-06/1/414), можно лишь дополнять форму новыми строками или графами.
При разработке собственных форм первичной учетной документации следует учитывать, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Примерами таких форм являются:
— кассовые документы, предусмотренные Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежные и платежные ведомости);
— первичные документы по учету денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением ККТ, разработанные на основании Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132, письмо ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941). То есть, по-прежнему следует применять унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ (формы № КМ-1—КМ-9);
— транспортная накладная (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272), которая подтверждает заключение договора перевозки (письма Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014).
Таким образом, порядок ведения кассовых операций (утв. указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы, к которым авансовый отчет не относится. Следовательно, компания вправе самостоятельно разработать форму авансового отчета, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Но большинство организаций применяют привычную форму № АО-1.
Кому можно выдавать подотчетные суммы
Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.
Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.
Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.
А можно ли выдать деньги в безналичном порядке?
Конечно, можно. В этом случае можно воспользоваться либо корпоративной картой, которая оформлена на организацию или на предпринимателя. Либо можно просто перевести средства с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица или на личную карту самого предпринимателя.
Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.
Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.
Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.
Кроме того, после расходования средств, выданных под отчет, сотрудник должен отчитаться о произведенных им тратах. Сделать это он должен в авансовом отчете и в течение не позднее 3х дневного срока по окончании срока, на который выданы средства под отчет.
Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.
Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Для расчетов с подотчетными лицами должен быть составлен и утвержден руководителем приказ.
В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника или письменное распоряжение руководителя. В документе обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ и страхвзносы.
В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.
Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1.
В авансовом отчете указываются все расходы, понесенные работником. Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если денежные средства были выданы на командировку, то к отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки или квитанции, подтверждающие проживание, с указанием конкретных сумм. При приобретении ТМЦ в качестве подтверждающих документов могут быть кассовый и товарный чек, товарная накладная и счет-фактура. Эти документы должны быть правильно заполнены. На кассовом чеке должны присутствовать: наименование продавца, ИНН, заводской номер контрольно-кассовой техники, дата, время и стоимость покупки. Товарный чек должен содержать следующую информацию: порядковый номер, дату покупки, а также наименование организации, которая выдала документ.
Все документы должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами с расшифровкой подписи.
Не потраченные работником суммы возвращаются в кассу организации по приходно-кассовому ордеру. Если возврат денег происходит безналичным расчетом, сотруднику следует отметить в платежном документе, что это именно возврат подотчетных сумм. Если это не было указано, следует попросить работника написать пояснительную записку.
В документальном оформлении расчетов с подотчетными лицами можно выделить ряд основных ошибок:
- Расходы приняты и возмещены сотруднику, а оправдательные документы неверно заполнены или отсутствуют.
- Сотрудником приобретены ТМЦ от имени организации по доверенности, при этом стоимость договора их приобретения превышает 100 000 руб. Следует помнить, что по указанию ЦБ РФ именно эта сумма составляет предельный размер расчетов наличными деньгами для юридических лиц и предпринимателей в рамках одного договора.
- Денежные средства выданы без заявления работника.
- Нарушен срок предоставления авансового отчета, есть ошибки в его оформлении.
- Внесены исправления в расходные или приходные кассовые документы, что недопустимо.
Изменения с 30.11.2020
Банк России опубликовал указание от 05.10.2020 № 5587-У, которым скорректировал порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2021 году и ведения кассовых операций. Изменения носят технический, но принципиальный характер. Они направлены на упрощение обращения подотчетной налички. Теперь организации смогут выдавать распорядительный документ на несколько выдач денег одному или нескольким подотчетным лицам. В документе следует указать фамилии и инициалы и суммы наличности и сроки, на которые выданы деньги. В заявлении на выдачу денег под отчет теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы.
Требование об обязательном составлении авансового отчета больше не действует. Организация самостоятельно установит срок, в течение которого осуществляются расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений, и когда подотчетник обязан отчитаться об использованных суммах и вернуть остаток в кассу.
Изменились требования к работе кассиров. Установлено, если обособленное подразделение не хранит наличность и по окончании кассовых операций сдает ее в кассу организации, то такие обособленные подразделения вправе не вести кассовую книгу 0310004. При приеме наличных денег в кассу кассир проводит контроль их платежеспособности в соответствии с указанием Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это, в частности, банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки и без повреждений. Не подлежат приему в кассу деньги, имеющие повреждения следующего характера:
- в случае банкнот — загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратившие углы, края;
- в случае монет — с мелкими механическими повреждениями.
Их следует сдавать в банк.
Оформление кассовых документов в электронном виде
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Используйте бесплатно новые инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать работу с подотчетниками.
Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.