Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность за несанкционированное уничтожение документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если на бухгалтерские документы установлен срок хранения 10 лет, то они относятся в документам текущего характера и архивный фонд организации включаться не должны. На протяжении 10 лет они хранятся в одном из структурных подразделений компании, в после окончания данного срока подлежат уничтожению. (Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015).
Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения
Уничтожение бухдокументов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий. За нарушение этого процесса компании грозит наложение штрафа.
| Этапы уничтожения бухгалтерских документов | Что включает в себя |
| Определение документов, у которых истекли сроки хранения | Бухгалтерские документы, срок хранения которых определяется как «10-летний», как правило, не передаются в архив. Они подлежат хранению в бухгалтерии, которые по истечении срока самостоятельно выделяют с целью уничтожения |
| Проведение экспертизы | Экспертизу проводят по итогам года в начале следующего самостоятельно структурным подразделением. При этом одним документы передаются в архив, а другие выделяются с целью ликвидации. Для уничтожения дел создается специальная экспертная комиссия. |
| Уничтожение документов | Уничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья |
Ответственность компаний за нарушение правил уничтожения документов
Если компании нарушат правила уничтожения документов, то им грозит административная ответственность (13.20 КоАП РФ) со следующими размерами штрафов:
- 100 – 300 рублей – для граждан;
- 300 – 500 рублей – для должностных лиц.
При этом, даже если компания заплатит штраф, это не освободит ее от устранения нарушений. В случае нарушения сразу по нескольким требований, штраф накладывается по каждому из них. Избежать штрафов компании смогут, если докажут, что уничтожение документов произошло при форс-мажорных ситуациях, например, в следствии пожара или кражи. В подтверждение этому компании могут предоставить такие документы как:
- справка из полиции, в которой значится, что по факту кражи возбуждено уголовное дело;
- акт о пожаре;
- другие документы.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Восстановление утраченных документов
Как мы выяснили, при проверке и выявлении случаев преждевременно уничтоженных документов штрафовать будут за каждый случай. И заодно требовать вернуть «все как было».
Восстановление документов — процесс крайне трудоемкий и финансово затратный, ведь придется все делать за свой счет. Если это бухгалтерская первичка, нужно запрашивать копии у всех контрагентов, с которыми вы работали. Если это документы налоговой, статистической, бухгалтерской, кадровой отчетности — придется делать запросы во все ведомства (ФНС, Росстат, ПФР, и пр.) и не факт, что вы получите все в полном объеме и оперативно.
Контрагент может закрыться, приостановить деятельность, сменить собственников, переехать в другой регион. Его придется сначала разыскать, убедиться, что он доступен для связи, просить прислать копии всех документов, по которым у вас были взаимоотношения. Не каждый согласиться это сделать, либо придется оплатить расходы по пересылке.
Лучше до такой ситуации вообще не доводить и проводить процедуру уничтожения документов со всем вниманием и соблюдением требований закона. Если самим это сделать сложно — обратитесь в специализированную компанию, такую, как Делис Архив.
Как правильно уничтожить документы
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
Условия уничтожения документов
Работникам бухгалтерии и другим ответственным за работу с документами сотрудникам предприятия нельзя утилизировать бумаги по собственному желанию. Архивные дела могут быть уничтожены только в трёх случаях:
- при истечении срока их хранения;
- при потере актуальности и практического значения;
- при порче документов.
Порядок утилизации бумаг
Для уничтожения архивной и потерявшей актуальность документации не требуется привлечение сторонних лиц или организаций. Можно провести уничтожение документов с истёкшими сроками хранения самостоятельно. Для этого необходимо:
- создать комиссию, которая будет принимать решение об уничтожении документов;
- подготовить акт о необходимости утилизации документов;
- провести утилизацию и привести в порядок оставшиеся на хранении архивные документы;
- составить дополнительный акт с фиксацией совершённых действий.
Уничтожение электронных документов
Помимо бумажных документов организации обязаны заниматься уничтожением данных с истекшим сроком хранения в электронном формате. Процесс утилизации зависит от носителей, на которых сохранилась информация. В зависимости от потребности компании допускается:
- стирание устаревших данных;
- перезапись данных на другой электронный носитель;
- физическое уничтожение носителя с документами (дисков, дискет, карт памяти).
Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения
Уничтожение бухдокументов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий. За нарушение этого процесса компании грозит наложение штрафа.
| Этапы уничтожения бухгалтерских документов | Что включает в себя |
| Определение документов, у которых истекли сроки хранения | Бухгалтерские документы, срок хранения которых определяется как «10-летний», как правило, не передаются в архив. Они подлежат хранению в бухгалтерии, которые по истечении срока самостоятельно выделяют с целью уничтожения |
| Проведение экспертизы | Экспертизу проводят по итогам года в начале следующего самостоятельно структурным подразделением. При этом одним документы передаются в архив, а другие выделяются с целью ликвидации. Для уничтожения дел создается специальная экспертная комиссия. |
| Уничтожение документов | Уничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья |
Акт составлен, что дальше?
Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.
ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.
Подготовка к уничтожению:
- изъятие соответствующих документов из места их хранения;
- освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
- упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).
НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.
Уничтожение электронных архивов
Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.
С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.
Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).
Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.
НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.
Электронные документы и ЭЦП
Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через Интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной «бумажной» версии?
Минфин России не имеет ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (Письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Однако он указывает, что при этом надо соблюдать порядок, установленный ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) и Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с ним первичные документы должны существовать на бумажном носителе либо в виде электронного документа, но обязательно заверенного электронными цифровыми подписями (ЭЦП). При хранении документов и регистров налогового учета также должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 Налогового кодекса РФ).
Обеспечить ЭЦП всех работников, создающих документы, невозможно, поскольку первичный документ характеризуют прежде всего личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Полный переход на электронный документооборот возможен в будущем. Например, в следующем году планируется переход на электронные счета-фактуры. В остальных случаях без бумажных носителей не обойтись. Специалисты рекомендуют распечатывать первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета хотя бы раз в конце года перед проведением инвентаризации, а также по мере смены ответственных лиц за их ведение. При этом следует контролировать полноту внесенной в них исполнителем информации с тем, чтобы из-за отсутствия персональной ответственности не было хищений материальных ценностей.