Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление замены отпуска денежной компенсацией». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
- Заменить отпуск денежной выплатой работающему гражданину можно только в части, превышающей 28 обязательных дней ежегодного отдыха.
- Трудящиеся на вредных и опасных объектах граждане получают компенсацию еще и с учетом обязательных для них дней дополнительного отдыха (7). Если дополнительный отпуск длиннее одной недели, за этот период есть возможность оформить компенсацию.
- Можно попросить в заявлении о компенсации сразу всех отпускных дней, с учетом требований закона, или их части.
- Работодатель наделен правом выплатить компенсацию, но обязанности такой у него нет.
- Если гражданин увольняется, компенсацию за отпуск компания выплатить обязана без заявления.
- Компенсацию рассчитывают по среднему заработку за год с учетом фактически отработанного времени. Учитывают и стаж, дающий право на отпуск. Проработав в фирме более полумесяца, работник уже может рассчитывать на компенсацию за 2,33 заработанных отпускных дня.
Как образуется неиспользованный отпуск в 2020-м?
Не использованный отпуск — это сумма всех дней, положенных для отдыха, суммированных в течении года.
Первыми днями отпуска считаются 28 положенных дней в году по закону. За ним следует дополнительный оплачиваемый отпуск (если он вам все же полагается в зависимо от условий труда). Неиспользованные дни для отдыха прибавляются к сумме последующего отпуска в новом календарном году.
Отказ от декретного отпуска или выхода с него немного ранее не дает право «догуливать» его потом.
Этот случай также является исключением для неиспользованного отпуска. Также к неиспользованным дням положенного отдыха относятся дни по беременности и родам. В этом случае выдается лист нетрудоспособности, а это значит, что эти дни рассматриваются как больничный.
За неиспользованный отпуск по родам и беременности также нельзя получить компенсацию.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.
Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.
Компенсация при увольнении сотрудника
В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении сотрудника организация должна выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Следует обратить внимание на тот факт, что по истечении 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности у сотрудника появляется право на использование отпуска за первый год. Однако сотрудник, проработавший в организации менее 6 месяцев, сохраняет возможность на компенсацию неиспользованного отпуска (апелляционное определение Ростовского областного суда от 18 мая 2015 г. № 33-7240/2015, Письмо Роструда от 31.10.2008 г. №5921-ТЗ, Письмо Роструда от 23.06.2006 г. № 944-6).
Компания обязана выплатить положенную сотруднику сумму в день увольнения, а если в этот день работник не исполнял свои обязанности, не присутствовал на рабочем месте (не работал), то не позднее дня, следующего после предъявления им соответствующего требования (в соответствии с ст. 140 ТК РФ).
Статья 126 ТК РФ гласит: «Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах или работах с вредными или опасными условиями труда не допускается.»
Данное положение законодательства вызывало вокруг себя множество споров и дискуссий. Одни знатоки трудового законодательства утверждали, что переводу в денежный эквивалент подлежат только дни дополнительного оплачиваемого отпуска, другие же считали, что «обменять на наличность» можно и дни основного.
Письмо Министерства труда и социального развития от 25.04.2002 г. № 966–10 поставило точку в этом споре между «физиками» и «лириками». В частности, в нем было сказано, что решение этого вопроса возможно по соглашению сторон, или, иначе говоря, соответствующее положение Трудового кодекса можно применять и так, и эдак.
Процедура проведения замены отпуска денежной компенсацией на практике часто вызывает затруднения. Особенно много сложностей возникает в связи с «конвертацией» части основного отпуска, превышающей 28 календарных дней, в денежный капитал. В данной статье мы постараемся разъяснить, каким образом оформляется подобное превращение.
Другой комментарий к Ст. 126 Трудового кодекса Российской Федерации
1. Статья 126 ТК РФ допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Поскольку денежной компенсацией может быть заменена лишь та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, замена части отпуска денежной компенсацией возможна, если работник имеет право на удлиненный отпуск или на дополнительный отпуск (дополнительные отпуска).
2. В случае одновременного предоставления отпуска за два года или больший срок (см. ст. ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ и комментарий к ним) денежной компенсацией могут быть заменены части каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающие 28 календарных дней, или любое количество дней из этих частей. Таким образом, за каждый рабочий год работник должен реально использовать не менее 28 календарных дней отпуска.
3. Из текста ст. 126 ТК РФ следует, что для замены соответствующей части отпуска денежной компенсацией недостаточно письменного заявления работника, требуется также согласие работодателя, который может, но не обязан произвести замену части отпуска денежной компенсацией.
4. Замена денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска, как основного, так и дополнительных, беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет не допускается.
5. В отношении замены денежной компенсацией отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, ч. 3 ст. 126 ТК РФ (в редакции Федерального закона от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ) создала некоторую неопределенность: данная норма запрещает денежную компенсацию этой категории работников лишь дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в соответствующих условиях, оставляя открытым вопрос о возможности денежной компенсации основного оплачиваемого отпуска и других дополнительных отпусков. Исходя из требований охраны труда, денежная компенсация данной категории работников основного оплачиваемого отпуска привела бы к утрате смысла предоставления им дополнительного отпуска за работу во вредных и (или) опасных условиях труда.
6. Установленные ч. 3 ст. 126 ТК РФ ограничения замены отпуска денежной компенсацией для отдельных категорий работников не распространяются на выплату денежной компенсации за неиспользованные отпуска при расторжении трудового договора (см. ст. 127 ТК РФ и комментарий к ней).
Комментарий к статье 126 ТК РФ
1. Денежной компенсацией может быть заменена лишь та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, поэтому замена части отпуска денежной компенсацией возможна, если работник имеет право на удлиненный отпуск или на дополнительный отпуск (дополнительные отпуска).
2. В случае одновременного предоставления отпуска за два года или больший срок (см. ст. ст. 124, 125 ТК и комментарий к ним) денежной компенсацией могут быть заменены части каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающие 28 календарных дней, или любое количество дней из этих частей. Таким образом, за каждый рабочий год работник должен реально использовать не менее 28 календарных дней отпуска.
3. Для замены соответствующей части отпуска денежной компенсацией недостаточно письменного заявления работника, требуется также согласие работодателя, который может, но не обязан произвести замену части отпуска денежной компенсацией.
Комментарий к статье 126 ТК РФ
В соответствии с комментируемой статьей возможна замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией. Действовавший ранее КЗоТ не содержал такой нормы, однако на практике подобное применялось достаточно часто (в нарушение законодательства). С учетом потребностей и в целях наиболее рационального использования отпусков (особенно длительных) такая норма в ТК появилась. Комментируемая статья дополнена правилом, вносящим ясность в вопрос замены части отпуска денежной компенсацией. При суммировании или переносе отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней.
Замена отпуска денежной компенсацией возможна при определенных условиях: 1) разрешается заменить денежной компенсацией лишь часть отпуска, превышающую 28 календарных дней; 2) замена части отпуска денежной компенсацией производится по письменному заявлению работника; 3) замена отпуска денежной компенсацией согласно ч. 3 комментируемой статьи не допускается определенным категориям работников (беременные женщины, работники в возрасте до 18 лет, лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда), ради защиты их здоровья.
Анализ данной статьи позволяет сделать вывод о том, что воспользоваться такой компенсацией могут те категории работников, чей отпуск превышает 28 календарных дней (преподаватели образовательных учреждений, лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.).
Однако удлиненные и дополнительные отпуска законодатели предусматривают для определенных категорий работников с целью сохранить здоровье работников, компенсировать неблагоприятное воздействие особых условий труда. Следует обращать внимание работников на необходимость использования отпуска в натуре.
В каких случаях можно заменить отпуск деньгами
Право на отдых, в том числе и в период ежегодных оплачиваемых отпусков, устанавливает ТК РФ. Продолжительность отдыха должна быть не менее 28 дней в году (ст. 21, 115 ТК РФ). Право на отдых является одновременно и обязанностью работника: получить вместо отпуска денежный эквивалент, продолжая работу, он не может.
Вместе с тем, некоторым категориям работников положен более длительный ежегодный отпуск либо дополнительный.
К примеру, работники-инвалиды имеют право отдыхать более длительно — не менее 30 дней в году (ФЗ-181 от 24/11/95 г.), а работники с ненормируемым режимом труда, трудящиеся на Крайнем Севере, имеют право на дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ).
Могут устанавливаться такие дополнительные выходные и локальными актами компании, предоставляться и оплачиваться по инициативе администрации.
Разница между установленной нормой отпускных дней (28) и более длительным отпуском, предоставленным работнику, может по его желанию компенсироваться. Отпуск в 28 дней или его часть не заменяется денежной компенсацией, за исключением случая, когда работник увольняется, не успев уйти в отпуск за проработанный ранее период.
Распространенные ошибки при замене отпуска компенсацией
| Описание спорной ситуации | Правильное решение |
| Работник требует (а не просит) выплатить деньги за 3 дня оплачиваемого удлиненного отпуска, ссылаясь на тот факт, что это та часть отдыха, которая положена ему сверх установленных 28 дней положенного оплачиваемого отдыха.
Соответственно, эту часть (3 дня), по мнению работника, директор обязан заменить компенсационной выплатой. Наниматель отказывает заявителю в выплате по производственной причине |
В данной ситуации заявитель не вправе требовать от директора компенсационную выплату. Он может лишь обратиться с просьбой заменить 3 дня отпуска компенсацией.
Наниматель не обязан удовлетворять его просьбу. В рамках закона директор имеет право как дать согласие, так и отказать в данной выплате |
Сотрудник имеет право запросить у руководителя отпуск после полугода работы в организации. Но в случае увольнения компенсация положена и за меньший срок. Положенное по закону минимальное ежегодное количество оплачиваемых дней распространяется не только на сотрудников, отработавших полный год.
| Срок работы в организации | Отпускные дни, участвующие в расчете |
|---|---|
| От 11 месяцев | От 28 с учетом дополнительных |
| От 5,5 до 11, если увольнение связано с ликвидацией предприятия | От 28 с учетом дополнительных |
| Остальные случаи | Положенные по закону или трудовому договору отпускные дни делятся на 12 месяцев и умножаются на фактически отработанный срок |
Обратите внимание: в последнем случае количество может получиться дробным, руководство может округлить его, но только в пользу сотрудника.
Как получить деньги, не увольняясь
Если у ценного сотрудника накопились дни отпуска и увольняться он не собирается, можно, не нарушая закон, заменить дни неиспользованного отпуска деньгами и ему.
Например, уволить его и принять на работу, скажем, через неделю. При увольнении он получит все причитающиеся деньги. А что касается его быстрого возврата в организацию,
то это – внутреннее дело работодателя. Никаких ограничений на этот счет нет ни в Трудовом, ни в Налоговом кодексе РФ.
Но при необходимости можно объяснить и причину таких действий. Например, не нашли уволившемуся человеку достойной замены, а он не смог устроиться на новую работу и решил вернуться.
Другой не запрещенный способ – это отправлять работника в отпуск на выходные дни (субботу и воскресенье) до тех пор, пока он не отгуляет неиспользованные дни отпуска. Ведь периоды, которые приходятся на выходные дни, входят в число календарных дней отпуска и оплачиваются. Это можно делать по правилам разделения отпуска на части (ст. 125 ТК РФ). Но так можно поступить лишь тогда, когда хотя бы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней.
КОММЕНТИРУЕТ ЮРИСТ
Надежда Божанова, заместитель начальника юридического отдела департамента налогового и юридического консалтинга ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»
Нужно ли выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, если увольняется совместитель? Как действовать, если бывший совместитель переводится в данной компании на основное место работы?
Если увольняется совместитель, то ему, как и основным сотрудникам, положена компенсация за неиспользованный по месту работы совместителем отпуск. Ведь совместителям отпуск предоставляют на тех же основаниях, что и другим работникам (ст. 286, 287 ТК РФ). А при увольнении фирма должна выплатить компенсацию сотруднику за все неиспользованные отпуска, в том числе и за отпуска, предоставляемые совместителям (ст. 127 ТК РФ).
Если работник переходит на основное место работы в компании, где он трудился как совместитель, то сначала он уволится как совместитель, а потом будет принят на работу в качестве основного сотрудника. Поэтому и в этом случае компенсация за неиспользованный отпуск ему положена.
Однако такой переход можно оформить и по-другому – как перевод с внешнего совместительства на основное место работы, и увольнения как такового не произойдет. В этом случае компенсацию за неиспользованный отпуск сотруднику должна будет выплатить та фирма, в которой он числился основным сотрудником.
Сложности правоприменения
В соответствии с частью 3 ст. 126 ТК РФ, не допускается замена компенсацией ежегодного дополнительного отпуска работников, занятых во вредных (опасных) условиях труда, за исключением компенсаций, предоставляемых за неиспользованный отпуск в случае увольнения. Как мы видим, в статье идет речь о дополнительном отпуске. В то же время в статье нет ограничений по замене компенсацией части основного отпуска работников, занятых во вредных (опасных) условиях труда.
Исходя из принципа гражданского права «разрешено то, что не запрещено законом», следует полагать , что компенсацией может быть заменена часть основного отпуска при условии, что оставшаяся часть отдыха в совокупности с дополнительным отпуском не будет менее, чем 28 дней.