Как правильно списывать компьютерную технику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно списывать компьютерную технику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Компьютерная техника (системный блок, ноутбук, монитор, принтер, компьютерная мышь) относится к основным средствам. Поэтому для них существует определенная форма для списания. Это – Акт ОС-4, утвержденный приказом Росстата № 399 от 21.07.2020. Он является лишь рекомендованной формой. Компании могут самостоятельно разработать (оформить) образец и приложить к учетной политике. Особенностью списания является определение, каким образом это сделать? Почему?

Разборка и утилизация техники

После списания техники с учета комиссия учреждения оценивает, какие узлы, детали и материалы выбывающего объекта основных средств могут быть использованы в деятельности учреждения (для хозяйственных нужд), утилизированы или реализованы на сторону.

Демонтаж (разборка) технических средств с целью извлечения из них узлов и деталей, в том числе содержащих драгметаллы, может выполняться силами учреждения или организацией, специализирующейся на проведении этих работ, в соответствии с законодательством РФ.

Если отдельные детали техники содержат цветные и драгоценные металлы (золото, платину и др.), комиссия следит за их изъятием, определением веса и сдачей на соответствующий склад.

Обратите внимание: лом и отходы драгметаллов подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями:

• Федерального закона от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» (далее– Федеральный закон № 41-ФЗ);

• Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 28.09.2000 № 731;

• Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной Приказом Минфина РФ от 09.12.2016 № 231н.

Причины списания оргтехники и компьютеров

Основной предпосылкой для списания основных средств является утрата ими полезных свойств, ради которых они приобретались и используются. Причинами такой утраты являются:

Для компьютерной техники в большей степени, чем для других видов оборудования, характерен быстрый моральный износ. Стремительное развитие компьютерных технологий часто ведет к тому, что существующий парк компьютерной техники, находящейся в рабочем состоянии, все равно требуется обновлять и модернизировать для производственных целей. Поэтому для компьютеров и оргтехники законодательно установлены довольно короткие сроки полезного действия для расчета амортизации — от 3 до 5 лет.

Чтобы на балансе не висело не используемое более компьютерное оборудование, его следует списать.

Утилизация компьютерной техники

Компьютерное оборудование содержит в себе различные элементы, среди которых:

Таким образом, компьютерная техника относится к объектам, которые нельзя просто выкинуть на свалку при списании. Необходимо передать их для утилизации лицензированной специализированной компании. Порядок утилизации следует обозначить и утвердить в комплекте документов на списание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по общему правилу процесс списания компьютеров выглядит достаточно простым, то необходимость привлекать лицензированную компанию для утилизации может повлечь за собой и необходимость проведения дополнительной экспертизы оборудования специалистами утилизирующей компании.

О том, почему требуется контролировать отходы и как оформить акт инвентаризации отходов, читайте здесь.

Как учесть утилизацию компьютерной техники в бухгалтерском учете? Подробную инструкцию по данной процедуре можно найти в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и ознакомьтесь с разъяснениями экспертов.

Как утилизировать основное средство?

Для утилизации основных средств заключите договор со специализированной организацией, у которой есть лицензия. Основное средство передайте на утилизацию по акту приема-передачи, а организация должна вам предоставить акт выполненных работ (подп. 30 п. 1 ст. 12 Закона о лицензировании).

Акт об утилизации материальных ценностей (ф. 0510435) формируйте, когда утилизируете, в том числе собственными силами, списанное имущество. Применяйте форму с 1 января 2023 г. Можно начать использовать ее и ранее в случаях, установленных учетной политикой (п. 18.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н, п. 6 Приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н).

Подготовка к списанию нерабочего компьютера

Перед списанием любого основного средства по причине утраты полезных свойств, в т. ч. компьютера/ноутбука, необходимо:

1. Определить необходимость в ликвидации объекта – например, выявить неисправности компьютера для списания.
2. Определить стоимостные характеристики элементов (участков)/узлов объекта, подлежащего частичной ликвидации.
3. Подготовить заключение о списании компьютера.
4. Подготовить организационно-распорядительный документ о списании (ликвидации) объекта.
5. Провести демонтаж элементов (участков)/узлов объекта.
6. Оформить ликвидацию объекта.

Законодательно не установлено, что для списания компьютерной техники нужен акт внешних специалистов. Такой акт может подготовить и собственная комиссия, состоящая из технических специалистов. На основании оформленного акта руководитель подпишет приказ о ликвидации компьютера.

Перед составлением акта комиссия, назначенная приказом директора:

• делает осмотр или тестирование оборудования;
• оценивает возможность восстановления;
• устанавливает причины списания и ликвидации.

Почему ненужная оргтехника – это не просто мусор

Все, что нельзя продать (подарить) или повторно использовать, представляет собой ненужные вещи, иными словами, мусор. Накопление таких предметов недопустимо на предприятии, где все должно работать на извлечение прибыли. Если компьютер более неэффективен или безнадежно испорчен, работать на нем нельзя, а значит, нужно будет приобрести на его место другой.

Естественно, от неполезных вещей надо избавляться. Такие активы, как оргтехника, списываются и утилизируются по специальной процедуре, предусмотренной законодательно. Причины регулирования утилизации оргтехники:

1. Профилактика вреда окружающей среде. Отработанная офисная техника относится к опасным отходам. При производстве компьютеров и других агрегатов применяются вещества, опасные для жизнедеятельности, например, свинец, мышьяк и др. Обычное выбрасывание техники, особенно регулярное, может нанести непоправимый вред экологии и здоровью.
2. Сбережение того, что можно сохранить. В состав оргтехники входят детали, содержащие цветной металл, а также определенное количество драгметаллов: золота, серебра, платины. Таким образом, Налоговый кодекс РФ считает даже абсолютно непригодную технику не лишенной определенной ценности. Металл можно извлечь и использовать повторно, кроме того, ценные составляющие необходимо правильно провести по бухгалтерии как часть активов.

Служебная записка — это внутренний документ, с помощью которого подчиненные доводят до руководства необходимую информацию.

Записка оформляется в разных компаниях по-разному. Для нее может быть предусмотрена специальная форма (шаблон) или сотрудники могут оформлять ее по своему усмотрению.

Принципы составления служебной записки:

• писать записку нужно на имя руководителя (или по иерархии, принятой в компании);
• излагать информацию следует без излишней детализации, но с отражением необходимых фактов;
• завершать записку надо указанием своей должности, Ф. И. О., личной подписи и даты составления.

Вручают записку тем способом, который принят в компании для таких бумаг (отдают лично руководителю, отправляют по электронной почте, передают через секретаря с фиксацией в журнале полученной корреспонденции и др.).

Следование этим принципам придаст записке статус официальной бумаги и избавит ее составителя от необходимости давать дополнительные пояснения по изложенным в записке сведениям.

Причины списания компьютерной техники: примеры

Компьютеры, ноутбуки и т. п. устаревают чаще других объектов. В некоторых случаях проще купить новый комп, чем ремонтировать или модернизировать старый.

Например, причиной поломки компьютера для списания может послужить скачок напряжения или залив жидкостью (напитком, особенно сладким). Также частой причиной списания компьютеров или ноутбука может быть повреждение батареи, возникшее в результате неосторожной эксплуатации.

В большинстве случаев ремонт невозможен или нецелесообразен из-за дорогостоящих запчастей. Например, заменить материнскую плату в ноутбуке иногда стоит почти столько же, сколько новый ноутбук.

Мониторы, клавиатуры и мышки тоже ломаются. Последние две – конечно, чаще, чем монитор. Клавиатуры чаще всего ломаются от неаккуратного использования, а также от пыли, окисления или механических поломок. Аналогично происходит и с мышками. Они залипают, обгорают и т. д. Ремонту редко подлежат.

Поэтому компания принимает решение не ремонтировать технику, а списать ее. Однако отсутствие возможности восстановления компа надо доказать. Для этого возможно привлечение сторонних специалистов, если свои работники не имеют соответствующей квалификации.

Также объект надо списать с баланса при краже техники или ее умышленной поломке. Для этого надо получить в органах МВД копии постановлений о возбуждении или прекращении уголовного дела.

Нюансы списания оргтехники для коммерческих компаний

Для коммерсантов общий порядок списания оборудования достаточно прост.

В соответствии с законодательством РФ частные компании не обязаны привлекать сторонних специалистов для оценки пригодности компьютерной техники к дальнейшему использованию. Поэтому для оформления списания достаточно создания внутренней комиссии из сотрудников компании и актирование их заключения. Только если собственных специалистов, способных произвести оценку, нет, нужно приглашать таковых со стороны.

На основе заключения комиссии составляется акт о списании объекта основных средств — компьютерной техники. Должен быть также оформлен приказ, учитывающий возможные нюансы списания и утилизации оргтехники (об этом далее).

С формой акта списания можно ознакомиться в статье «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС».

Общий порядок списания компьютерного оборудования

Списание по разным причинам оргтехники производится в определенной последовательности. В коммерческих структурах с этой целью формируется специальная комиссия из числа сотрудников (заместитель руководителя, главный бухгалтер, специалисты ИТР и др.). Ей проводится оценка компьютерной единицы, составляется заключение, на основании которого оформляется акт списания. Применяется унифицированная форма № ОС-4.

Акт списания ОС 4 (образец 2020)

Акт списания групп объектов (образец 2020)

Для списания нескольких объектов (компьютерных единиц) оформляется типовая форма ОС № 46.

В бюджетных организациях для целей списания компьютерной техники формируется пакет документов (сообразно требованиям ГРБС). Затем его отправляют на согласование руководителю либо в ГРБС. Государственный распорядитель бюджетных средств может определяться по согласованию.

Распространенные ошибки при учете выбытия компьютерной техники

Неточности, ошибки, допускаемые при ведении учета ОС (оргтехники), существенно влияют на истинность бухгалтерской отчетности и экономических результатов. Наиболее частыми среди них являются:

• безосновательное списание;
• некорректность по корреспонденции счетов при отображении выбытия объекта (оргтехники);
• нарушение сроков по оприходованию поступившей компьютерной единицы (запчастей);
• продление срока полезного использования с искажением итогов экономической деятельности и др.

Подобные виды ошибок признаются нарушением правил ведения бухгалтерского учета

Примеры некоторых ошибок (описание)	Правильный вариант
Ошибочное исчисление и отображение амортизации техники в бухучете; причина — неправильное определение срока полезного использования объекта (компьютерной техники); следствие — искажение ежемесячной амортизации, себестоимости продукции (работ, услуг)	Амортизацию начисляют с первого месяца, который идет вслед за месяцем принятия компьютерной техники к учету; заканчивают начислять ее с первого месяца, который идет после выбытия техники либо абсолютного покрытия ее стоимости; срок полезного пользования компьютерной техники может устанавливаться главой организации; все траты, увеличивающие первоначальную цену, учитывают на счете 08; компьютер стоимостью до 40 000 руб. учитывают в составе материальной трат, больше 40 000 руб. — в числе ОС; ИТ- компании вправе учесть любой компьютер в материальных тратах, причем его цену через амортизацию им можно не списывать
Ошибочное определение первоначальной цены компьютерной единицы; неучтенные в первоначальной цене траты приводят к ее искажению	Первоначальная стоимость покупного компьютера включает траты не только на приобретение, но и на доведение купленной техники до состояния, пригодного к использованию, т. е. траты по приобретению надлежащих программ для работы компьютера; бухгалтерские записи оформляются исходя из сведений первичной (учетной) документации

Оргтехнику нельзя просто вывезти на свалку, т. к. эта техника часто содержит в себе элементы, опасные для окружающей среды, и драгметаллы. Поэтому утилизацию необходимо доверить специализированной конторе, имеющей все лицензии. Для этого при списании оргтехники заключают договор на утилизацию. И в случае претензий со стороны надзорных органов ответственность за неправильную утилизацию будет лежать на исполнителе.

О наличии в оргтехнике драгоценных металлов можно узнать из технического паспорта. Если ваша техника, подлежащая списанию, содержит такие металлы, заниматься её утилизацией может только фирма, которая имеет специальное регистрационное удостоверение. Его выдает комитет по драгметаллам и драгкамням при Министерстве финансов Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 25.06.1992 № 431).

Распространенные ошибки при учете выбытия компьютерной техники

Неточности, ошибки, допускаемые при ведении учета ОС (оргтехники), существенно влияют на истинность бухгалтерской отчетности и экономических результатов. Наиболее частыми среди них являются:

• безосновательное списание;
• некорректность по корреспонденции счетов при отображении выбытия объекта (оргтехники);
• нарушение сроков по оприходованию поступившей компьютерной единицы (запчастей);
• продление срока полезного использования с искажением итогов экономической деятельности и др.

Списание основных средств в себя включает:

• Установление технического состояния отдельных единиц основных средств;
• Оформление необходимых документов;
• Получение разрешения на дальнейшее списание;
• Демонтаж, разборка;
• Утилизация объектов и постановка на учет материалов, которые получены от их ликвидации; списание с балансового учета.

Определение технического состояния

В нормативно-правовых актах РФ прописано, что учреждения могут не привлекать к работе специализированные компании для представления заключения о техническом состоянии электротехнического и компьютерного оборудования и необходимости его списания. Это решение принимает комиссия, которая состоит из сотрудников организации с соответствующей квалификацией. Комиссия выполняет следующую работу:

• Осмотр объектов, подлежащих списанию, с применением информации бюджетного учета и необходимых технических документов;
• Определение целесообразности (пригодности) последующего использования объектов, возможности и вероятной эффективности их восстановления;
• Определение причин списания объектов (моральный или физический износ, нарушение условий использования и т.п.);
• Установление лиц, из-за которых произошло преждевременное списание объектов, внесение рекомендаций о привлечении их к ответственности, предусмотренной правилами компании или законодательством;
• Установление возможности использование отдельных деталей, узлов, материалов списываемых объектов и их оценка, основанная на нынешней рыночной стоимости;
• Осуществление контроля над получением из списываемых объектов драгоценных и цветных металлов, определение их массы и сдача на склад, в дальнейшем – в учреждение по приему вторсырья;
• Создание комиссией актов о списании объектов.

В том случае, если штат организации не располагает специалистами необходимой квалификации, то должна быть рассмотрена возможность их привлечения из иных организаций, которые подведомственны основному распорядителю средств бюджета. При условии, что обоснование необходимости списания основных средств допустимо исключительно с привлечением специализированного учреждения, организации нужно заключить соответствующий контракт.

Согласование

По результатам своей работы комиссии формируется пакет документов, который необходим для согласования с руководством списания основных средств (ОС). Список таких документов устанавливается ГРБС. Применительно к списанию компьютерной техники понадобятся:

• Приказ руководителя (копия) о формировании действующей комиссии для списания основных средств;
• Заключения о техническом состоянии техники, которые выданы специализированными компаниями, подтверждающие невозможность восстановить объект и использовать его в дальнейшем (если в штате организации отсутствуют специалисты требуемой квалификации);
• Инвентарные карточки (копии) учета основных средств;
• Технические паспорта (копии);
• Выписки об объектах из реестра муниципального имущества;
• Акты об аварии (копии) и справки о стоимости ущерба (копии);
• Справки из органов местной власти, которые подтвердят факт чрезвычайного происшествия или стихийного бедствия;
• Документация, подтверждающая принятие определенных мер по защите интересов правого образования и возмещение причиненного ущерба (когда основные средства списываются из-за ущерба, недостачи, хищения).

Выше обозначенный перечень нельзя назвать исчерпывающим. Документация, приложенная к актам о списании основных средств, должна утверждаться органами власти, которые уполномочены представлять интересы собственников в управлении имуществом.

Оформленная документация передается директору организации для принятия решения. В зависимости от порядка списания основных средств, установленным нормативным актом, директор организации вправе:

• Лично утвердить акты о списании основных средств. Подобная возможность, например, предусматривается для федеральных организаций, которые подведомственны Министерству здравоохранения РФ по приказу от 28.04.2010 №306. В частности, в приказе сказано, что в случае списания федерального имущества (за исключением недвижимости и автотранспорта), изначальная стоимость которого не превышает 200 000 рублей, право принимать решение о его списании предоставляется директорам организаций. Одновременно с этим, они будут нести личную ответственность за соблюдение процесса списания федерального имущества согласно действующему законодательству;
• Представить документы основному распорядителю бюджетных средства, чтобы был принято решение о списании основных средств;
• Представить документы основному распорядителю бюджетных средства, чтобы было принято решение о списании основных средств по согласованию с органами по управлению муниципальным имуществом.

Необходимо вернуться к приказу №306, в котором указан список необходимых документов, актуальных для вышесказанного. Понадобятся:

• Письмо организации на бланке, имеющим полное наименование, с приложением списка объектов основных средств, которые относятся к движимому имуществу, списание которого должно согласовываться. В списке указываются:

• Порядковый номер;
• Название объектов ОС;
• Дата выпуска объектов ОС;
• Инвентарный номер объектов ОС (для автотранспорта – регистрационный номер, марка, тип);
• Изначальная стоимость объектов ОС;
• Остаточная стоимость объектов ОС в день списания;
• Срок использования, который установлен для конкретного объекта ОС, и реальный срок использования на день списания;
• Обоснование основных причин списания и невозможность последующего использования в работе объектов основных средств;

• Акты о списании объектов основных средств (формы 0306003, 0306004, 0306033) в 2-х экземплярах;
• Инвентарные карточки учета объектов ОС (копии);
• Заключение о техническом состоянии объектов ОС (копии), которое будет подтверждать их непригодность к использованию (если в штате организации отсутствуют соответствующие специалисты, то копия заключения, выданного учреждением, имеющим лицензию на этот вид деятельность, с приложением лицензии);
• Копия протокола работающей комиссии по списанию объектов ОС, в котором указана невозможность восстановления объектов или нецелесообразность этой процедуры;
• Копия приказа о формировании рабочей комиссии по списанию объектов ОС учреждения.

В тех случаях, когда происходит списание объектов основных средств, у которых срок реального использования не превысил срок полезной эксплуатации, кроме вышеуказанных документов необходимы:

• Акт проверки, которая была проведена организацией, о неправильном использовании/хранении объектов ОС с отмеченными виновными лицами;
• Документ о принятых мерах относительно виновных лиц, которые допустили повреждение объектов ОС, с приложением справок, это подтверждающих (если были выявлены виновные лица);
• Копия постановлений о возбуждении уголовного дела или его прекращении (если оно заводилось);
• Справка организации о стоимости ущерба;
• Справка организации о возмещении ущерба виновниками;
• Письмо с объяснениями причин, которые вызвали списание объектов ОС до окончания срока полезной эксплуатации (если виновные лица отсутствуют).

Если происходит списание объектов ОС, которые пришли в негодное состояние из-за стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации, помимо выше обозначенных документов понадобятся:

• Копии актов о причиненных повреждениях;
• Справка из органов исполнительной власти региона РФ или муниципального образования, которая подтвердит факт стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации;
• Справка организации о размере нанесенного ущерба.

Акт списания оборудования, пришедшего в негодность

Все организации сталкиваются с необходимостью списания старого оборудования. Компьютеры, оргтехника и другое имущество должны быть утилизированы по акту списания. Для правильного списания требуется экспертное заключение о состоянии оборудования, в котором содержится оценка, подтверждающая невозможность дальнейшего использования. Специально созданная комиссия или приглашенная экспертная организация составляют акт технического обследования, на основе которого можно проводить списание основных средств с баланса и утилизацию.
Имущественный налог приходится платить за несписанное, но вышедшее из строя или морально устаревшее оборудование. Можно списывать основные средства постепенно – через амортизацию, но существует более короткий путь – составление акта списания оборудования. Списывать рекомендуется материальные ценности, которые:

• не могут использоваться, так как пришли в негодность;
• не существуют по результатам инвентаризации;
• морально устарели;
• крайне изношены;
• повреждены при невозможности или экономической нецелесообразности ремонта.

Ежегодно руководитель организации должен издавать приказ о назначении комиссии для списания основных средств. Председателем такой комиссии становится, как правило, заместитель директора, а членами комиссии – главный бухгалтер, экономисты и инженерно-технические работники.

Основания для списания оборудования

В большинстве случаев основные средства подлежать списанию в следующих случаях:

• Имущество пришло в негодность.
• Восстановить объект невозможно или экономически нецелесообразно.
• Оборудование не существует как цельный объект.

Все три обстоятельства должны присутствовать, иначе списание будет незаконным.

Например, нельзя списывать компьютер на том основании, что его производительности не хватает для работы в какой-либо программе. Оборудование остается пригодным для программ с меньшим объемом производительности, таких как текстовый редактор или электронная почта. Необоснованным будет считаться списание принтера, если в составе комиссии нет технического специалиста, который может подтвердить, что основное средство не подлежит ремонту. Также не будет правомерным списание оборудования без решения о его утилизации.

Если в организации нет технической службы, которая может компетентно подтвердить невозможность восстановления оборудования, следует обращаться к сторонним специалистам. В перечне видов деятельности приглашенной организации должна быть экспертиза технического состояния оборудования, документально подтвержденный уровень квалификации специалистов для проведения диагностики соответствующих основных средств.

С выбранной организацией заключается договор с формулировкой «Проведение диагностики оборудования для оценки затрат на ремонт». Если в акте выполненных работ, выданном приглашенной организацией, будет содержаться заключение о неисправности и невозможности восстановления оборудования, организация – собственник основных средств получит достаточные основания для списания.

Чтобы принять обоснованное решение о целесообразности восстановления оборудования следует:

• сравнить стоимость ремонта с ценой нового оборудования;
• оценить последствия с учетом продолжительности ремонта;
• сравнить гарантийный срок нового и отремонтированного оборудования.

При принятии решения об утилизации оборудования должен составляться соответствующий акт с приложением фотоматериалов, фиксирующих разобранный (разрушенный) объект. На фотографиях должны быть видны марка и заводской номер оборудования.

Похожие записи:

• Переход на пенсию умершего супруга
• Образец договора аренды с правом выкупа жилого помещения
• Губернаторские выплаты на детей в 2023 году: что нового в Ставрополе