Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление переименования организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нередко переименовывается не компания, а ее структурное подразделение. Например, отдел кадров становится «отделом персонала», а техническая служба – «отделом по ремонту». Подобное переименование необходимо отразить в трудовой книжке, если при приеме на работу ее владельца в ТК было вписано не только наименование работодателя и должность, но и конкретный отдел. Например: «Акционерное общество «Сладкоежка» (АО «Сладкоежка»). Принят в кондитерский цех на должность главного кондитера». Если затем кондитерский цех переименуют в «цех по производству тортов и пирожных», это нужно зафиксировать в ТК сотрудника.
Что это значит для сотрудников?
Согласно п. 66 Трудового Кодекса РФ, трудовая книжка – один из главных документов любого трудящегося. Трудовая книжка важна тем, что она, как счетчик, фиксирует весь трудовой стаж. Если после смены организацией своего наименования были неправильно сделаны связанные с этим событием записи или они вообще были упущены, то это приведет к неразберихе и урезанию стажа. Эту проблему придется решать с помощью справок и архивных документов, подтверждающих «мнимый» стаж.
Любую ошибку в трудовой книжке необходимо немедленно исправлять на текущем или новом месте работы. Если ошибка была допущена в период существования организации до реорганизации, то нужно требовать ее исправления от правопреемников компании. Если юридическое лицо было подвержено ликвидации, то исправление ошибок должны производить уполномоченные лица уже на новом месте работы.
Виды изменений записей в трудовых книжках
Важным вопросом остается, как правильно внести в трудовую книжку изменение наименования учреждения. В последние десятилетия в связи с нестабильной экономической ситуацией в мире, предприятия массово переименовываются. Это связано с преобразованиями организационно-правовых форм компаний. В результате слияний, поглощений, ликвидаций, консолидаций и реорганизаций предприятия меняют свои названия полностью или частично. Это мероприятие тянет за собой бумажную волокиту. Меняются реквизиты, штампы, названия документов. Проверяется вся финансовая отчетность. Конечно, эти события не могут обойти и отдел кадров, в котором должна быть проведена широкомасштабная работа по внесению изменений в записи о переименовании организации.
При изменении организацией своего названия соответствующая запись в обязательном порядке должна быть сделана в трудовой книжке. В случае невыполнения этого условия возникнет неприятная, запоминающаяся на долгие годы ситуация. Получается, что человек был принят на одно предприятие, а уволился или вышел на пенсию с другого. Отсутствуют промежуточные звенья: «уволен» с одного места работы и «принят» на другое. Работнику, оказавшемуся в такой ситуации, грозит опасность остаться без стажа и, следовательно, без пенсии и льгот. Государственные органы могут очень сильно усомниться в правомерности таких выплат. Проблему решить можно, но для этого понадобятся время и силы, чтобы взять необходимые справки с бывшего места работы, «заглянуть» в государственный архив.
В целях предотвращения таких событий сотрудники отдела кадров должны позаботиться о правильном внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку каждого сотрудника, числящегося в штате. Причем делать это можно как в рукописном, так и в штампованном формате. В целях экономии времени, особенно на крупных предприятиях, этот процесс протекает с помощью новых штампов, оттиски которых проставляются в разделе «Сведения о работе».
Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании
При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:
- Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
- Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
- Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.
Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.
К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:
- фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
- ошибка в дате переименования организации;
- ошибка в записи об основании для внесения изменений.
Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.
Нормативно-правовая база
Хотя смена названия в трудовых книжках и связана с трудовыми отношениями, в этом случае Трудовой кодекс РФ помочь не сможет. Обращаться необходимо к Гражданскому кодексу, а именно статье 54. В ней сказано, что у любой организации должно быть наименование. Если же происходит смена названия, то это уже относится к пункту 3 статьи 52 ГК РФ, где сказано, что перед тем как новое название вступит в силу, оно должно быть изменено во всей документации компании. В том числе и в трудовых книжках сотрудников.
При внесении новой записи в трудовую книжку, должны быть соблюдены следующие правила:
- почерк заполняющего документ сотрудника должен быть максимально понятен и аккуратен, а также запись не должна содержать грамматических ошибок;
- разрешено использовать строго синюю или черную пасту. Прочие расцветки запрещены;
- разрешено вносить записи лишь на русском языке либо прочих языках республик входящих в состав РФ. Записи на прочих языках недопустимы.
Основания для внесения изменений в трудовую книжку
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.
Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.
Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.
Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.
Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.
ВНИМАНИЕ! С 2021 года сотрудники вправе выбирать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный. Если сотрудник выбрал электронный вариант, то информацию о переименовании организации нужно отразить и в СЗВ-ТД.
Нормативно-правовые документы
Несмотря на то, что переименование организации в трудовых книжках работников относится к спектру трудовых отношений, увы, в этот раз трудовой кодекс нам не помощник. Его успешно заменяет гражданский кодекс, в статье 54 которого сказано, что каждая организация должна иметь свое установленное название.
В случае, если в организации произошла такая перемена, как перемена названия, то в силу вступает уже статьи 52 пункт 3. В нем говорится о том, что прежде чем организация будет считаться переименованной, обязательно, она должна быть переименована в учредительных документах.
Также гражданский кодекс содержит информацию о том, в каких случаях может поменяться название. Помимо банального желания работодателя найти яркое название, подобное действие может быть связано с реорганизацией, слиянием, присоединением, делением, поглощением и иными действиями, которые происходят при взаимодействии двух или нескольких крупных организаций.
В этом случае название меняется не только по прихоти учредителей, но и из соображений новой структурной единицы единого предприятия и каждой организации в отдельности.
О том же, как вносить в трудовые книжки информацию о том, что название предприятия поменялось, нам расскажет инструкция по ведению и хранению трудовых книжек, установленная правительством нашей страны, а также внутренняя инструкция для сотрудников отдела кадров.
Основания для внесения изменений в трудовую книжку
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.
Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.
Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.
Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.
Зачем менять имя организации
Название фирмы – это не только ее «лицо» и узнаваемый бренд, это еще и законодательный акт. Присваивая имя организации, владельцы или учредители фиксируют его в различных законодательных документах, отличая себя таким образом от других юридических лиц. Помимо этого, название несет и психологический посыл.
По каким причинам может понадобиться «перекрестить» организацию:
- Желание руководителей. Если вдруг появилась новая интересная и яркая идея, наилучшим образом отвечающая деятельности организации, с чем согласны все учредители, то почему бы и не изменить устаревшее название?
- Диктуют рыночные тенденции. Экономические условия весьма динамичны, и их изменения могут потребовать и смены курса, что может выражаться в том числе и в названии.
- Реорганизация. Компания слилась с другой, разделилась, изменила направление деятельности – в любом случае старое название уже перестало отражать ее сущность и нуждается в замене.
- Решение суда. Иногда смена названия может быть вынужденной, например, если при его присвоении допущены ошибки либо оно сходно или тождественно с уже имеющимся именем другой организации.
Какова бы ни была причина переименования, производить его следует по одному и тому же алгоритму.
Заполнение трудовой книжки при переименовании организации
Заполнение трудовой книжки по факту изменения названия учреждения является полномочием сотрудника отдела кадров.
Именно он должен нести ответственность за правильное внесение записи в трудовую а значит, как следствие, должен нести ответственность и за трудовую книжку работника в целом.
Заполнение при переименовании организации, как мы уже выяснили – шаг обязательный и требующий особой внимательности ведь неправильно внесенная запись может повлечь за собой как и ненужные зачеркивания в трудовой так и вовсе надобность в ее смене.
Запись в трудовой книжке должна отвечать нескольким критериям. Во-первых она должна быть абсолютно понятной всем гражданам, читающим ее. Во-вторых данная запись должна быть лаконичной.
В-третьих запись должна быть составлена синей или же черной пастой.
Только при соблюдении данных советов вы можете сделать правильную запись в трудовой книжке своего работника.
Запись вносится в специально отведенное для этого место. Чтобы найти его, надо лишь открыть первый разворот трудовой книжки и перевернуть страницу.
Вы увидите перед собой бланк трудовой, который будет поделен на несколько колонок. В первой из них вы должны поставить порядковый номер, который следует сразу после последнего оставленного.
Обязательно проставьте дату, которая соответствует дате внесения записи.
Следующая колонка является самой большой. В нее мы вписываем важную информацию которая касается внесения изменений в имя организации.
Далее в следующей колонке пишем номер приказа, а также дату его вынесения. В данном случае мы имеем ввиду приказ, который был издан по организации работодателем как факт подтверждения смены наименования организации.
Только после этого на запись ставится новая печать организации, а также в обязательном порядке подпись самого директора организации или же работодателя.
Нормативно-правовая база
Хотя смена названия в трудовых книжках и связана с трудовыми отношениями, в этом случае Трудовой кодекс РФ помочь не сможет. Обращаться необходимо к Гражданскому кодексу, а именно статье 54. В ней сказано, что у любой организации должно быть наименование. Если же происходит смена названия, то это уже относится к пункту 3 статьи 52 ГК РФ, где сказано, что перед тем как новое название вступит в силу, оно должно быть изменено во всей документации компании. В том числе и в трудовых книжках сотрудников.
При внесении новой записи в трудовую книжку, должны быть соблюдены следующие правила:
- почерк заполняющего документ сотрудника должен быть максимально понятен и аккуратен, а также запись не должна содержать грамматических ошибок;
- разрешено использовать строго синюю или черную пасту. Прочие расцветки запрещены;
- разрешено вносить записи лишь на русском языке либо прочих языках республик входящих в состав РФ. Записи на прочих языках недопустимы.
Кто ответственен за трудовые книжки сотрудников на предприятии?
Все действия с ведением и оформлением трудовых книжек предоставляются специально уполномоченному лицу в организации. Это может быть менеджер по кадрам, бухгалтер, секретарь или любое другое лицо, уполномоченное приказом руководителя. На нем и лежит полная ответственность по хранению, заполнению, учете и выдаче трудовых книжек.
Так как это основной документ человека о его трудовой деятельности на протяжении жизни, то и оформлять все изменения необходимо в соответствии с правилами и порядком установленным законодательством. По возможности следует оберегать трудовую книжку от появления в ней ошибочных или неправильно оформленных записей. Эти моменты могут неблагоприятно повлиять на судьбу всей трудовой деятельности и повлечь определенные проблемы, например при выходе на пенсию или при получении определенных льгот.
Виды изменений записей в трудовых книжках
Важным вопросом остается, как правильно внести в трудовую книжку изменение наименования учреждения. В последние десятилетия в связи с нестабильной экономической ситуацией в мире, предприятия массово переименовываются. Это связано с преобразованиями организационно-правовых форм компаний. В результате слияний, поглощений, ликвидаций, консолидаций и реорганизаций предприятия меняют свои названия полностью или частично. Это мероприятие тянет за собой бумажную волокиту. Меняются реквизиты, штампы, названия документов. Проверяется вся финансовая отчетность. Конечно, эти события не могут обойти и отдел кадров, в котором должна быть проведена широкомасштабная работа по внесению изменений в записи о переименовании организации.
При изменении организацией своего названия соответствующая запись в обязательном порядке должна быть сделана в трудовой книжке. В случае невыполнения этого условия возникнет неприятная, запоминающаяся на долгие годы ситуация. Получается, что человек был принят на одно предприятие, а уволился или вышел на пенсию с другого. Отсутствуют промежуточные звенья: «уволен» с одного места работы и «принят» на другое. Работнику, оказавшемуся в такой ситуации, грозит опасность остаться без стажа и, следовательно, без пенсии и льгот. Государственные органы могут очень сильно усомниться в правомерности таких выплат. Проблему решить можно, но для этого понадобятся время и силы, чтобы взять необходимые справки с бывшего места работы, «заглянуть» в государственный архив.
В целях предотвращения таких событий сотрудники отдела кадров должны позаботиться о правильном внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку каждого сотрудника, числящегося в штате. Причем делать это можно как в рукописном, так и в штампованном формате. В целях экономии времени, особенно на крупных предприятиях, этот процесс протекает с помощью новых штампов, оттиски которых проставляются в разделе «Сведения о работе».
Предварительно руководство предприятия должно выполнить следующие этапы:
- документальное оформление решения уполномоченного органа о переименовании юридического лица>
- внесение изменений о наименовании предприятия в учредительные документы>
- оплата госпошлины, взимаемой за внесение изменений в наименование организации>
- оформление заявления о государственной регистрации изменений, которые вносятся в учредительные документы предприятия>
- в течение 3-х рабочих дней предоставление службе государственной регистрации документов с измененным наименованием юридического лица для дальнейшей регистрации>
- получение свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ>
- издание приказа о внесении изменений в наименование организации и назначении группы людей, ответственных за внесение изменений в записи трудовых книжек и договоров – основание для внесения в трудовую книжку записи об изменении названия организации.
Нюансы названия компании
Независимо от того, чем вызвано переименование, оно всегда состоит из комплекса действий, которые требуется провести в соответствии с законодательством. Согласно ст. 54 ГК РФ, название организации/учреждения всегда указывают в учредительных документах вместе с организационно-правовой формой (ООО, АО и т. д.).
Зачастую приходится менять название организациям, которые в своем наименовании имеют слова и словосочетания, ограниченные в употреблении для этих целей, или слишком схожие с названием другого субъекта, ведущего однородную деятельность, но зарегистрированного раньше.
- Наименования органов власти (как федеральных, так и региональных или органов местного самоуправления).
- Наименования зарегистрированных и общеизвестных международных организаций/объединений.
- Слова, противоречащие общепринятым нормам (морали и гуманизма).
Ряд организаций, учредителями которых являются государственные органы, вправе именоваться с указанием своей принадлежности («государственное казенное», «муниципальное», и т. д.).
Следует помнить, что правовая защита наименования законом гарантирована только после его включения в единый реестр юридических лиц. Такое распоряжение названием включает возможность на его указание в различной документации, переписке, объявлениях, на товарах, на упаковке и т. д.
Заполнение трудовой книжки при переименовании организации
Заполнение трудовой книжки по факту изменения названия учреждения является полномочием сотрудника отдела кадров.
Именно он должен нести ответственность за правильное внесение записи в трудовую а значит, как следствие, должен нести ответственность и за трудовую книжку работника в целом.
Заполнение при переименовании организации, как мы уже выяснили – шаг обязательный и требующий особой внимательности ведь неправильно внесенная запись может повлечь за собой как и ненужные зачеркивания в трудовой так и вовсе надобность в ее смене.
Запись в трудовой книжке должна отвечать нескольким критериям. Во-первых она должна быть абсолютно понятной всем гражданам, читающим ее. Во-вторых данная запись должна быть лаконичной.
В-третьих запись должна быть составлена синей или же черной пастой.