Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Какие условия нельзя включать в трудовой договор?
- Положения, которые будут ухудшать положение работника. Например, нельзя включать условие о предоставлении работнику отпуска продолжительностью менее 28 календарных дней или об установлении зарплаты ниже минимального размера оплаты труда.
- Запрещено предусматривать выплату выходных пособий, компенсаций и иных выплат в любой форме при увольнении работников по основаниям, которые относятся к дисциплинарным взысканиям или связаны с совершением работниками виновных действий или бездействия.
- Незаконным будет включение в договор условия о запрете сотруднику после увольнения устраиваться на работу в конкурирующую компанию.
Что такое ГПХ и в чём его отличия от трудового договора
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) не предполагает вышеописанных трудовых отношений, что снимает с работодателя бремя ответственности за сотрудника. Он заключается для возмездного оказания конкретной услуги или выполнения работ (подряда) с конкретным результатом.
В первом случае в нём определяется объём и специфика услуг — например, представительство в суде, репетиторские услуги для сдачи ЕГЭ. В таком договоре указывают срок оказания услуг, размер вознаграждения и условия его выплаты: с авансом или без, сразу по окончании работ или по прошествии какого-то времени. Договор подряда с физлицом предполагает разовое изготовление какого-то изделия, ремонт вещи или помещения.
Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР
Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.
При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.
Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.
Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).
Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.
В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.
Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:
- При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
- В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.
Заключаем трудовой договор правильно
Существует возможность подписать документ двух видов:
- с установленной датой завершения трудовых отношений. Этот документ называется срочным договором и подписывается на время трудовых действий до пяти лет, если иной не установлен нормативными актами;
- на неопределенный срок, когда в тексте документа не указана окончательная конкретная дата. В этом случае гражданин может исполнять свои трудовые функции, пока любая из сторон не инициирует расторжение договора.
С указанием даты завершения заключается контракт в следующих случаях (ст. 59 ТК):
- с лицами, нанимаемыми на работы сезонного направления сроком до двух месяцев или конкретного периода;
- при временном увеличении производства и заведомо предусмотренным набором штата;
- при длительном отсутствии на месте работы сотрудника. Оно сохраняется за постоянным работником на основании нормативных и иных локальных документов;
- специалистами, направляемыми за границу;
- безработными на учете в службе занятости и направляемыми на временные работы;
- с поступившими на альтернативную службу;
- с лицами, проходящими производственную практику, стажировку;
- для участия в выборном органе, работах, связанных с деятельностью органов местного самоуправления или полит.партии;
- иные случаи по закону.
Соглашение на конкретный срок вправе также заключать с лицами:
- оформляющими трудовые отношения с небольшой компанией, относящейся к субъекту малого предпринимательства;
- достигшими пенсионного возраста;
- оформляемыми на работу на предприятия, находящиеся в районах Крайнего Севера и к ним приравненным местностям;
- принимаемыми на работу в качестве руководителя, его заместителя или главного бухгалтера;
- обучающимися в ВУЗах на дневном отделении;
- совместителями, для которых данная организация является не основным местом работы;
- творческих профессий;
- являющимися членами судовых экипажей.
Работодатель обязан строго придерживаться перечня, на основе которого возможно заключение срочного контракта. Запрещено использование этой формы договорных отношений с целью отказа от предоставления гарантий и норм, которые несут в себе бессрочные соглашения.
Трудовой договор считается действующим с даты его подписания обеими сторонами. Работнику необходимо приступить к своим функциональным обязанностям с момента, установленного в документе.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
- Существенные – обязательные условия, при отсутствии которых трудовой договор не будет считаться заключённым, и трудовые отношения не возникнут.
- Факультативные – дополнительные, наличие или отсутствие которых не влияет на заключение договора; эти специальные условия включаются в трудовой договор по необходимости, желанию и согласию сторон.
- когда кого-то принимают вместо временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется;
- на сезонные работы;
- когда работа предполагается в районах Крайнего Севера и приравненных к ним, если это связано с переездом;
- для предупреждения или ликвидации последствий катастроф, эпидемий и подобного;
- если работник устраивается в организацию малого предпринимательства (численностью до 40 человек), розничной торговли, бытовых услуг (до 25 человек) или к физическому лицу;
- для работы за границей;
- для осуществления временных, несвойственных данному предприятию работ (пуск-наладка, монтаж оборудования, расширение производства и т.п.);
- с пенсионерами, а также людьми, по состоянию здоровья которым положена временная трудовая деятельность;
- с направлением на временные работы (в том числе общественные) из службы занятости;
- некоторые другие случаи.
Условия трудового договора
Так же в договор договоре должны быть обязательно прописаны условия:
- место работы, с указанием является ли филиалом или обособленным подразделением);
- трудовые обязанности нанимаемого;
- сроки вступления сотрудника в новую должность
- наличие и условия испытательного срока
- условия оплаты труда, система мотивации, дополнительные надбавки и бонусы
- график работы. Если график работы не стандартный, прописывается рабочее время, время обеда, отдыха, выходные дни
- в случае вредности производства или выполнения опасных работ предусматриваются гарантии и компенсации работодателя.
- характер работы (разъездной, в офисе, на производстве и т.д.)
- условия работы на рабочем месте.
- условия социального страхования и налогообложения.
В какой форме заключается
Форма трудового договора определена ТК РФ. Согласно этому нормативу трудовые отношения с работником должны оформляться только в письменной форме.
Это соглашение должно обязательно составляться на бумаге, в качестве подтверждения добровольности вступления в данные отношения, стороны должны проставить свои подписи на нем. Договор составляется не менее чем в двух экземпляров для каждой стороны.
При этом обязательным условием для работодателя является присутствие на его экземпляре отметки о том, что работник получил свой экземпляр на руки с проставлением даты.
Важно! Работодатель должен оформить данный договор в течение трех дней с момента, когда работник приступил к выполнению своих трудовых обязанностей.
Данное требование действует как в отношении работодателей, являющихся юридическими лицами, так и предпринимателями.
Иная форма оформления трудовых отношений, например, устная, считается нарушением закона.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Заполнение ТД: образец и бланк
Чтобы трудовой договор, заключенный между вами и работником, имел юридическую силу, нужно указать в нем всю обязательную информацию:
- Сведения о работнике: ФИО и из паспорта;
- Сведения о работодателе: ФИО, из паспорта и ИНН;
- Дату заключения;
- Начало и окончание действия (если нужно);
- Права/обязанности сторон соглашения;
- Должность;
- Место работы;
- Условия труда и наличие компенсаций при тяжелом (опасном, вредном) труде;
- Оклад, по которому ИП будет уплачивать заработную плату;
- Условия для уплаты надбавок, премий;
- Режим труда и отдыха;
- Социальные гарантии;
- Виды и условия страхования.
Составлять и подписывать документ нужно в двух экземплярах — один останется у работодателя, второй предназначен для работника. В месте подписей нужно указать все данные о ИП и нанимаемом физическом лице по паспорту.
Помимо основных сведений можно вписывать и дополнительные, вносить правки, корректировки. Что дописать, бизнесмен вправе определять сам. Примерный перечень дополнительных пунктов:
- О неразглашении служебной, коммерческой, иной тайны;
- Об обязательной отработке потраченных работодателем средств на обучение сотрудника;
- Об условиях и видах дополнительного страхования;
- Об улучшении жилищных условий сотрудника и его семьи.
Чтобы не тратить уйму времени на оформление каждого сотрудника, проще всего создать готовый шаблон, удовлетворяющий вашим требованиям, и распечатывать его по мере надобности.
Трудоустройство лиц с разрешением на профессиональную деятельность
Особенность для этой категории заключается в том, что лица, приехавшие в РФ по визам, обязаны получить разрешение на работу.
Прежде чем оформить трудовой договор для иностранных граждан, образец 2020, работодатель должен:
- проверить наличие разрешения;
- проверить срок действия документа.
Разрешение действует один год и выдается органами МВД, ответственными по вопросам миграции. Они же вправе приостановить или отменить документ в отношении конкретного человека. В процедуре оформления документа может участвовать работодатель.
Разрешение на работу содержит сведения о:
- наименовании нанимателя;
- дате выдачи разрешения;
- сроке действия бумаги;
- наименовании субъекта, в котором человек вправе трудиться.
Важно помнить, что трудоустроенный соискатель может иметь действующее разрешение на работу. Устраиваясь в иную организацию, он должен получить отдельное разрешение. За получение разрешения работодатель обязан заплатить госпошлину в сумме 3500 рублей.
Правила оформления трудового договора с иностранным сотрудником
Процесс взятия иностранца в штат может быть проблемной для работодателя, поскольку состоит из нескольких этапов и может занять немало времени.
- Оформление и передача заявления на привлечение иностранных работников в службу занятости. Первый месяц сотрудники Центра будут обязаны стараться обеспечить предприятие-заявителя отечественными кадрами. И только если подходящей замены среди российских специалистов не найдётся — заявка будет одобрена.
- Получение заключения органов внутренних дел на привлечение зарубежных соискателей в штат. Для этого тоже нужно оформить заявление и оплатить госпошлину в размере десяти тысяч рублей за одного работника (ст. 333,28 п. 23 HК РФ). Не позднее чем через месяц заявление будет рассмотрено. Документ действует в течение года и не может быть продлён. Чтобы продолжить сотрудничество с иностранным работником, придётся давать заявление повторно.
- Оформление трудоустройства для лиц без гражданства. В MBД подаётся заявка по унифицированному формату, определенном приказом MBД № 637 от 14 августа 2017 г. К нему прикладываются медсправки на отсутствие ВИЧ/СПИД + фото паспорта.
- Гражданские документы въезжающего соискателя подлежат легализации по юридическим нормам РФ. Потенциальный работник также обязан внести небольшую денежную плату — оплатив государственную пошлину в размере 3,5 тыс. рублей. Хотя работодатель может взять это бремя на себя.
- Подготовка въездной визы для потенциального сотрудника. Всю соответствующую документацию следует передать в управление МВД вместе с бумагами для разрешения на работу.
- Промежуток времени трудоустройства отнимает примерно 7 суток, максимум — 20. Получив в руки контракт, иностранец должен обратиться в консульство за въездной визой, а уже прибыв в страну — получить разрешительное заключение на трудовое устройство.
- Знакомство с локально-нормативным актом организации и подписание трудового договора. Прежде чем подписывать договор, необходимо ознакомить сотрудников с формальными правилами внутреннего распорядка и формальными должностными инструкциями. ТД защищает обе стороны и накладывает на них юридическую ответственность.
В какие сроки сдавать ЕФС-1.
Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи один — 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно. Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:
- Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня; при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
- Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
- Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Как отчитываться за прошлые периоды.
За периоды, истекшие до 1 января 2023 года, отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и всей отчетности за 2022 год. Для нее сохранятся прежние сроки и формы сдачи:
- СЗВ-М за декабрь — до 16 января;
- СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
- ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
- 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;
- СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта.
С 1 января 2021 года изменятся правила заключения трудового договора
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.
Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма.
Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:
| Код | Как кадровое мероприятие обозначается в форме | Что стоит за этим обозначением |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |